Tìm hiểu các Incoterms phổ biến khi gửi hàng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ

1. Incoterms là gì?

• Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Mục tiêu là chuẩn hóa các điều khoản giao hàng giữa người bán và người mua quốc tế.

• Các Incoterms xác định rõ:

  • Người bán và người mua chịu trách nhiệm gì (xếp hàng, vận chuyển, hải quan, bảo hiểm).

  • Thời điểm, địa điểm chuyển giao rủi ro và chi phí giữa hai bên.

Gói điều kiện này giúp tránh nhầm lẫn và tranh chấp trong thương mại, đặc biệt quan trọng với những người mới và doanh nghiệp nhỏ.

2. Phân loại theo nguồn gốc cập nhật

Hiện tại đang áp dụng Incoterms 2020. Một số điều kiện phổ biến gồm:

1. EXW (Ex Works – Giao tại xưởng)

2. FOB (Free on Board – Giao lên tàu)

3. CIF (Cost, Insurance & Freight – Cước phí, bảo hiểm và cước)

4. CFR (Cost and Freight – Cước và phí vận chuyển)

5. DAP (Delivered at Place – Giao đến nơi)

6. DDP (Delivered Duty Paid – Giao đã trả thuế)

Mỗi điều kiện phù hợp với từng nhu cầu khác nhau khi gửi hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.

3. Chi tiết các Incoterms phổ biến

3.1 EXW – “Giao tại xưởng”

• Người bán giao hàng tại địa điểm của mình (nhà xưởng, kho hàng).

• Người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ xưởng đến đích (bao gồm bốc hàng, vận chuyển, hải quan).

• Ưu điểm: đơn giản, ít trách nhiệm với người bán.

• Nhược điểm: rủi ro cao cho người mua do phải lo mọi khâu.

Ví dụ thực tế:
Anh An ở Biên Hòa mua 100 áo phông của một xưởng may ở TP.HCM theo EXW. Anh phải thuê xe, lo đóng gói, sang hàng, làm thủ tục hải quan xuất khẩu và nhập khẩu.

3.2 FOB – “Giao lên tàu”

• Người bán chịu trách nhiệm cho đến khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất (địa điểm quy định).

• Người mua chịu rủi ro và chi phí kể từ khi hàng qua lan can tàu.

• Thường áp dụng khi vận chuyển đường biển.

Ví dụ:
Công ty nhỏ tại Đồng Nai xuất khẩu cà phê theo điều kiện FOB Cảng Sài Gòn. Nhà xuất khẩu ở Đồng Nai vận chuyển cà phê đến cảng Sài Gòn, đóng tàu. Khi container đã qua lan can tàu, trách nhiệm và chi phí vận chuyển đường biển thuộc về người mua.

3.3 CFR – “Cước và phí vận chuyển”

• Giống FOB nhưng người bán còn trả chi phí vận chuyển đến cảng đích.

• Người mua chịu rủi ro ngay sau khi hàng qua lan can tàu, dù chi phí vận chuyển đã trả trước.

Ví dụ:
Doanh nghiệp nhỏ ở Bình Dương ký hợp đồng CFR Hamburg, Đức. Họ thuê vận chuyển đường biển đến Hamburg và chịu phí vận chuyển. Khi hàng qua lan can tàu tại cảng Sài Gòn, mạo hiểm chuyển sang người mua.

3.4 CIF – “Cước, bảo hiểm và phí vận chuyển”

• Tương tự CFR, nhưng người bán còn mua bảo hiểm hàng hóa.

• Người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm tối thiểu theo điều kiện C (ICC).

• Rủi ro chuyển giao lúc qua lan can tàu tại cảng xuất (same as CFR).

Ví dụ:
Công ty xuất khẩu đồ gốm ở miền Trung ký CIF Los Angeles. Họ vận chuyển và mua bảo hiểm cho lô hàng khỏi các rủi ro đường biển. Khi hàng qua lan can tàu, rủi ro thuộc về người mua (người mua vẫn được nhận bảo hiểm).

3.5 DAP – “Giao đến nơi”

• Người bán chịu mọi trách nhiệm và chi phí đưa hàng đến địa điểm thỏa thuận ở nước người mua, nhưng không trả thủ tục hải quan nhập khẩu.

• Người mua nhận hàng, làm hải quan nhập khẩu và chi trả thuế, phí nhập.

Ví dụ:
Shop quần áo cá nhân đặt hàng từ Thái Lan theo DAP Biên Hòa. Nhà cung cấp tại Thái Lan thuê vận tải giao đến kho shop ở Biên Hòa, chịu mọi chi phí đường bộ. Shop chỉ cần làm hải quan nhập khẩu và đóng thuế nhập khẩu.

3.6 DDP – “Giao đã trả thuế”

• Người bán chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ bốc hàng tại xưởng, vận chuyển, hải quan xuất/nhập đến địa điểm người mua.

• Người mua chỉ nhận hàng tại điểm cuối, không phải lo thủ tục gì.

Ví dụ:
Cửa hàng điện tử nhỏ ở TP.HCM nhập khẩu linh kiện từ Nhật theo DDP. Bên bán tại Nhật lo mọi khâu: đóng gói, vận chuyển, hải quan xuất Nhật, nhập khẩu Việt Nam, thuế, giao tới kho shop. Khi hàng đến kho shop, shop chỉ cần nhận.

4. So sánh tóm tắt:

5. Lựa chọn điều kiện phù hợp

• Gửi hàng cá nhân (shop, cá nhân bán hàng):

  • EXW: nếu bạn tự vận chuyển, chủ động, tiết kiệm.

  • DAP: phù hợp khi mua từ nước ngoài, muốn nhà cung cấp giao đến tận kho.

  • DDP: nếu muốn mọi chuyện rõ ràng, không muốn lo thủ tục.

• Doanh nghiệp nhỏ:

  • FOB/CFR/CIF: khi xuất khẩu hàng hóa theo đường biển.

    • FOB nếu muốn chủ động thuê tàu.

    • CFR/CIF nếu muốn gộp dịch vụ vận chuyển/bảo hiểm để đơn giản.

6. Lưu ý khi áp dụng

1. Xác định rõ địa điểm giao nhận: ví dụ EXW (xưởng Hà Nội), FOB (tại cảng Hải Phòng), DAP (kho Đồng Nai)…

2. Kiểm tra hợp đồng và chứng từ: phải ghi đúng mã Incoterm + năm (ví dụ: FOB Incoterms 2020).

3. Phân định trách nhiệm hải quan – thuế: ai lo hải quan xuất/nhập, thuế VAT, thuế NK.

4. Chọn hình thức vận chuyển & bảo hiểm: CIF có bảo hiểm cơ bản, nếu muốn mở rộng phải làm thêm.

5. Thống nhất rủi ro và quyền sở hữu: người mua cần lưu ý thời điểm bắt đầu chịu rủi ro – hàng bị mất/hư hại sao phải có bảo hiểm.

7. Ví dụ thực tế tổng hợp

• EXW Hà Nội: Cá nhân mua linh kiện máy in, tự thuê xe từ Hà Nội đến kho ký tư, tự lo hải quan và trả xe.

• FOB Cảng Sài Gòn: Doanh nghiệp xuất khẩu mẫu may mặc, tự giao hàng đến cảng, bên mua phụ trách thuê tàu, hải quan ở cảng đích.

• CIF Rotterdam: Shop thời trang nhỏ xuất bộ trộn quần áo theo CIF đến Rotterdam, trả phí vận chuyển và bảo hiểm đến châu Âu.

• DAP Biên Hòa: Cá nhân nhập khẩu máy móc từ Hàn Quốc, nhà xuất khẩu giao đến kho Biên Hòa, mua chỉ làm thủ tục nhập và trả thuế.

• DDP TP.HCM: Cửa hàng máy ảnh ở TP.HCM ký DDP với nhà cung cấp ở Đức, nhận hàng tận kho mà không cần làm gì.

8. Kết luận

• Incoterms là công cụ quan trọng giúp phân định rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro khi giao nhận hàng hóa quốc tế.

• Với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, nên chọn điều kiện đơn giản, rõ ràng: EXW để tự chủ, DAP/DDP để nhận hàng dễ hơn, FOB/CFR/CIF nếu xuất khẩu đường biển.

• Luôn ghi rõ năm incoterms, địa điểm giao nhận và xác nhận hiểu đúng nghĩa với đối tác.

• Thực tế từng vụ việc sẽ giúp bạn tích luỹ kinh nghiệm để xử lý tốt các vướng mắc về hải quan, chi phí, bảo hiểm.

Hy vọng bài viết giúp bạn – dù là người mới hay doanh nghiệp nhỏ – nắm vững các điều kiện Incoterms phổ biến, tự tin áp dụng vào kinh doanh và gửi hàng quốc tế.

Xem thêm: Gửi cà phê, tiêu, điều đi Ý – Hướng dẫn đóng gói & chứng từ cho người mới bắt đầu

Xem thêm: Gửi hàng đường biển lạnh đi châu Âu – Chi phí, thời gian, đối tượng phù hợp

Xem thêm: 5 Incoterm cần nắm khi xuất nhập hàng Trung Quốc