Chuyển phát nội địa, Dịch vụ, Logistics & vận tải nội địa, mua hộ

Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Tracking Đơn Hàng Online – Tra Cứu Dễ Dàng, Cập Nhật Chính Xác

Posted on by tts_thuyhuong
Tracking Đơn Hàng Online – Tra Cứu Dễ Dàng, Cập Nhật Chính Xác
09
Th8

Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Tracking Đơn Hàng Online – Tra Cứu Dễ Dàng, Cập Nhật Chính Xác

1. Giới thiệu

Trong thời đại thương mại điện tử và vận chuyển quốc tế phát triển mạnh mẽ, tracking đơn hàng online (tra cứu đơn hàng trực tuyến) đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với khách hàng và doanh nghiệp logistics. Tính năng này giúp người gửi và người nhận theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực, từ lúc tiếp nhận cho đến khi giao tận tay.

Việc hiểu rõ cách sử dụng hệ thống tracking không chỉ giúp khách hàng an tâm hơn, mà còn giảm rủi ro thất lạc và xử lý kịp thời nếu có sự cố xảy ra.

2. Tracking đơn hàng online là gì?

Tracking đơn hàng online là dịch vụ tra cứu thông tin về tình trạng và vị trí hiện tại của hàng hóa thông qua mã vận đơn (Tracking Number) được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển.

Khi có mã này, khách hàng có thể truy cập website hoặc ứng dụng của công ty logistics để xem:

  • Đơn hàng đã được tiếp nhận hay chưa
  • Hàng đang ở kho nào
  • Đang trên đường giao hay đã giao thành công
  • Có phát sinh vấn đề gì trong quá trình vận chuyển hay không
Chìa khóa Logistics
Tracking đơn hàng online là gì?

3. Lợi ích của việc sử dụng tracking đơn hàng

Tracking đơn hàng không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn mang đến những lợi ích thiết thực:

3.1. An tâm về hành trình hàng hóa

Bạn biết chính xác hàng đang ở đâu, di chuyển như thế nào, tránh cảm giác lo lắng khi hàng đi quốc tế hoặc gửi các giấy tờ quan trọng.

3.2. Giảm rủi ro thất lạc

Nếu thấy đơn hàng dừng quá lâu ở một điểm hoặc xuất hiện trạng thái bất thường, khách có thể liên hệ ngay với công ty để xử lý kịp thời.

3.3. Chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng

Khi biết hàng sắp giao, khách có thể chuẩn bị người nhận hoặc thay đổi địa chỉ nếu cần.

3.4. Minh bạch và chuyên nghiệp

Tracking giúp khách hàng thấy rõ sự minh bạch trong dịch vụ, từ đó tăng niềm tin vào doanh nghiệp vận chuyển.

LOGISTICS NGƯỢC (REVERSE LOGISTICS) XU HƯỚNG HIỆN ĐẠI
Lợi ích của việc sử dụng tracking đơn hàng

4. Hướng dẫn sử dụng hệ thống tracking đơn hàng online

Quy trình tracking đơn hàng online nhìn chung khá giống nhau giữa các hãng vận chuyển, dù mỗi công ty có giao diện riêng.

4.1. Lấy mã vận đơn (Tracking Number)

  • Mã vận đơn được cấp ngay khi bạn gửi hàng hoặc thanh toán đơn hàng online.
  • Mã có thể ở dạng chuỗi chữ số hoặc kết hợp chữ và số. Ví dụ: VN123456789, 1Z999AA10123456784.
  • Bạn có thể nhận mã qua biên nhận gửi hàng, email xác nhận đơn hàng, hoặc tin nhắn SMS.

4.2. Truy cập website/ứng dụng tracking

  • Vào trang chủ của đơn vị vận chuyển (VD: IndochinaPost, DHL, FedEx, UPS, VNPost…).
  • Tìm mục Tracking/Tra cứu đơn hàng.

4.3. Nhập mã vận đơn

  • Gõ chính xác mã tracking vào ô tra cứu.
  • Với nhiều đơn hàng, một số hệ thống cho phép nhập nhiều mã cùng lúc (mỗi mã cách nhau bằng dấu phẩy hoặc xuống dòng).

4.4. Xem kết quả tra cứu

Thông tin tracking thường hiển thị:

  • Ngày & giờ cập nhật
  • Địa điểm hiện tại của đơn hàng
  • Trạng thái (đã nhận, đang vận chuyển, đang thông quan, đang giao hàng, đã giao thành công…)
  • Ghi chú nếu có vấn đề phát sinh (ví dụ: người nhận không có nhà, chờ thông quan, địa chỉ sai…).

4.5. Theo dõi thường xuyên

  • Nếu hàng gửi quốc tế, nên kiểm tra 2 – 3 ngày/lần.
  • Với hàng nội địa, thường chỉ cần kiểm tra vào ngày dự kiến giao.

5. Các trạng thái thường gặp khi tracking đơn hàng

Khi tra cứu, bạn sẽ thấy nhiều trạng thái khác nhau. Dưới đây là ý nghĩa các trạng thái phổ biến:

  • Picked up / Đã lấy hàng: Đơn vị vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi.
  • In transit / Đang vận chuyển: Hàng đang trên đường tới điểm tiếp theo.
  • At sorting facility / Đang tại kho phân loại: Hàng đang được phân loại theo tuyến.
  • Customs clearance / Đang thông quan: Hàng đang làm thủ tục hải quan.
  • Out for delivery / Đang giao hàng: Nhân viên đang trên đường giao tới người nhận.
  • Delivered / Đã giao thành công: Người nhận đã nhận hàng và ký xác nhận.
  • Exception / Phát sinh vấn đề: Có sự cố (ví dụ: địa chỉ sai, người nhận không có nhà…).
Điều phối hệ thống – mới là người khiến mọi thứ “đến kịp”.
Delivered / Đã giao thành công: Người nhận đã nhận hàng và ký xác nhận.

6. Lỗi thường gặp khi tracking và cách xử lý

6.1. Không tìm thấy thông tin đơn hàng

  • Nguyên nhân: nhập sai mã, hàng chưa được cập nhật hệ thống.
  • Giải pháp: kiểm tra lại mã hoặc thử tra cứu sau 12 – 24 giờ.

6.2. Trạng thái không thay đổi lâu

  • Nguyên nhân: hàng bị kẹt ở hải quan, thời tiết xấu, chậm chuyến bay/tàu.
  • Giải pháp: liên hệ đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ.

6.3. Mã vận đơn bị sai định dạng

  • Giải pháp: kiểm tra lại trên biên nhận hoặc liên hệ nơi gửi hàng.

7. Mẹo để tracking đơn hàng hiệu quả hơn

  • Lưu lại mã vận đơn ngay khi gửi hàng.
  • Đăng ký nhận thông báo qua email/SMS để được báo tự động khi đơn hàng thay đổi trạng thái.
  • Sử dụng ứng dụng di động của đơn vị vận chuyển để tra cứu nhanh hơn.
  • Nếu gửi nhiều đơn, có thể dùng công cụ tracking đa hãng như 17Track, AfterShip để quản lý cùng lúc.

8. Kết luận

Tracking đơn hàng online không chỉ là tiện ích, mà còn là công cụ giúp khách hàng yên tâm, doanh nghiệp nâng cao dịch vụ. Bằng cách nắm rõ cách lấy mã, tra cứu, hiểu trạng thái và xử lý khi có sự cố, bạn sẽ kiểm soát hành trình hàng hóa tốt hơn, tránh rủi ro thất lạc hoặc giao chậm.

Xem thêm: Gửi hàng nhanh từ Đồng Nai đi Hà Nội chỉ trong 4 tiếng

Xem thêm: Dịch vụ chuyển phát hàng đi Mỹ giá rẻ nhất

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi gửi quà tặng bằng dịch vụ hoả tốc

tts_thuyhuong