Gửi hàng quốc tế không lo mất: 7 mẹo chống thất lạc dành cho người lần đầu gửi hàng

Tại sao cần chú trọng chống thất lạc?

Gửi hàng quốc tế — dù là quà tặng, mẫu sản phẩm hay hàng kinh doanh — tiềm ẩn rủi ro mất mát. Theo báo cáo, 15% đơn hàng thương mại điện tử khu vực đô thị không đến tay người nhận. Điều này dẫn đến mất tiền, ảnh hưởng uy tín và gây phiền toái cho người nhận. Vì vậy, đặc biệt với người mới lần đầu gửi, nắm vững các mẹo dưới đây là cực kỳ quan trọng!

1. Đóng gói chắc chắn, phù hợp kích thước

• Chọn hộp vừa đủ, không quá rộng để tránh va đập bên trong.

• Sử dụng giấy bóng, mút, túi khí để giữ cố định hàng hóa .

• Lớp ngoài cần bền, chịu nước và tránh bong tróc nhãn.

Tại sao: Nhãn mờ, hộp hư hỏng dễ dẫn đến mất định danh và thất lạc.

2. Nhãn dán rõ ràng, đầy đủ thông tin

• Dán nhãn ngoài hộp, in rõ thông tin:

  • Địa chỉ đầy đủ: tên, số nhà, quận/huyện, mã bưu điện, điện thoại.

  • Dán kỹ, không gập mép, tránh bong tróc.

• Xóa bỏ hoàn toàn các nhãn cũ nếu tái sử dụng hộp .

Tại sao: Thiếu hoặc nhiễu thông tin sẽ khiến hàng bị trả lại hay thất lạc.

3. Giấy tờ “in case found” trong hộp

• Kèm theo tờ giấy bên trong có:

  • Tên, số điện thoại, email người gửi & nhận.

  • Mã tracking.

• Viết “VOID” lớn trên nếu là bản nhãn phụ.

Tại sao: Nếu hộp mất nhãn ngoài, vẫn có cách xác minh bên trong .

4. Chọn phương thức vận chuyển có tracking & bảo hiểm

• Tracking theo dõi mọi bước: trung gian, hải quan, đến đích.

• Mua thêm bảo hiểm tương ứng giá trị hàng.

Tại sao: Giúp phát hiện nhanh sự cố và đòi bồi thường nếu phải file claim.

5. Xác minh địa chỉ người nhận kỹ, trước khi gửi

• Kiểm tra đúng mã bưu điện, tên đường, số nhà, tên tòa nhà…

• Nếu gửi hàng kinh doanh, có sẵn hệ thống address validation là lợi thế.

Tại sao: Sai địa chỉ là nguyên nhân phổ biến gây thất lạc.

6. Chọn nhà vận chuyển uy tín, đa dạng phương thức giao

• Ưu tiên hãng có mạng lưới quốc tế rộng như DHL, FedEx, UPS, EMS.

• Nếu địa chỉ khó giao, tham khảo các gợi ý như PO Box, locker, hoặc “signature required”.

• Đổi phương thức vận chuyển nếu tình huống phức tạp.

Tại sao: Nhiều nhà cung ứng giúp linh hoạt, giảm mất hàng.

7. Theo dõi thường xuyên & xử lý ngay khi có sự cố

• Kiểm tra tracking 1–2 ngày/lần.

• Nếu bị “stalled” (ít cập nhật) kéo dài, chủ động:

  • Kiểm tra xem đã vào hải quan chưa.

  • Liên hệ bộ phận hỗ trợ.

• Gọi hotline của hãng hoặc tổ chức trace/rescue (ví dụ CBP nếu ở Mỹ).

• Nếu hàng thất lạc: file claim trong khung thời gian quy định (USPS là 60–90 ngày tùy dịch vụ).

Tại sao: Phát hiện sớm giúp tăng cơ hội tìm lại hàng hay đòi bồi thường.

Tóm tắt 7 mẹo

Ví dụ thực tế & các bước khi gặp sự cố

• Bạn gửi hộp điện thoại cho bạn gái ở châu Âu, chọn dịch vụ đầy tracking + bảo hiểm.

• Sau 7 ngày, tracking dừng ở “In transit to destination country” hơn 10 ngày nữa → gọi hãng, kiểm tra container/hải quan.

• Nếu 30 ngày vẫn không có update → file claim. Hãng yêu cầu tracking, hóa đơn, giấy tờ → kiểm tra và trả bồi thường.

Theo USPS, người gửi có thể file claim chỉ trong vòng 90 ngày, lưu giữ bằng chứng đầy đủ để tăng khả năng được đền 

Kết luận

Với các mẹo này, bạn có thể giảm đáng kể rủi ro mất hàng khi gửi quốc tế. Người mới nên đặc biệt chú trọng:

1. Gói kỹ, nhãn rõ.
2. Có tracking, bảo hiểm.
3. Xác thực địa chỉ.
4. Theo dõi sát sao và xử lý sớm.

Xem thêm: Chọn Đơn Vị Vận Chuyển Quốc Tế: 4 Tiêu Chí Cần Có Để Gửi Hàng An Toàn & Nhanh Chóng

Xem thêm: Top 5 sân bay quốc tế hàng đầu châu 

Xem thêm: Hướng Dẫn Đóng Gói Chuẩn Quốc Tế Khi Gửi Hàng Đường Hàng Không