Việc gửi hàng ra nước ngoài đang ngày càng phổ biến, không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà còn trong đời sống cá nhân. Dù là bạn muốn gửi quà tặng cho người thân, hồ sơ du học, hay hàng hóa kinh doanh, thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gửi là yếu tố then chốt quyết định độ an toàn, thời gian giao hàng và chi phí phát sinh.
Dưới đây là 10 bước quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên kiểm tra kỹ trước khi gửi hàng quốc tế.
1. Xác định rõ loại hàng bạn muốn gửi
Trước khi đóng gói hay liên hệ đơn vị vận chuyển, bạn cần xác định:
- Hàng là tài liệu cá nhân, hồ sơ xin visa, quần áo, mỹ phẩm, thực phẩm khô, hay là đồ điện tử?
- Hàng là quà tặng cá nhân hay hàng thương mại?
Việc phân loại giúp đơn vị vận chuyển tư vấn đúng dịch vụ, loại bao bì, thời gian vận chuyển và các quy định cần chuẩn bị.
2. Kiểm tra danh sách hàng bị cấm hoặc hạn chế
Mỗi quốc gia đều có quy định nhập khẩu riêng biệt, nếu không kiểm tra kỹ, bạn dễ bị từ chối hoặc hải quan giữ lại.
Ví dụ:
- Mỹ cấm: thịt khô, thực phẩm tươi sống, thuốc không có đơn.
- Úc cấm: hạt giống, thức ăn cho thú cưng, sản phẩm chưa qua kiểm dịch.
Hãy:
- Tra cứu danh mục hàng cấm tại nước đến.
- Hỏi trực tiếp đơn vị vận chuyển – họ có danh sách cập nhật theo từng quốc gia.
3. Chuẩn bị đầy đủ thông tin người nhận
Thông tin cần có:
- Họ tên chính xác (tránh sai chính tả, tránh viết tắt).
- Địa chỉ chi tiết gồm số nhà, tên đường, quận/huyện, mã ZIP, thành phố, bang/quốc gia.
- Số điện thoại người nhận (càng quan trọng nếu giao tận tay).
- Email (nếu có) để gửi thông báo.
Lưu ý: Thông tin sai sẽ khiến hàng:
- Không được phát.
- Bị lưu kho và tính phí.
- Bị trả về hoặc tiêu hủy.
4. Đóng gói đúng chuẩn – an toàn và gọn gàng
Nguyên tắc đóng gói:
- Hàng dễ vỡ: dùng mút xốp, xốp nổ, bọc nhiều lớp.
- Tài liệu quan trọng: bìa cứng, túi chống nước, túi zip niêm phong.
- Hàng nhỏ: gom lại vào 1 kiện, hạn chế rơi lạc.
Ghi rõ trên bao bì:
- Tên người gửi và người nhận.
- Ghi chú: “FRAGILE”, “DO NOT BEND”, “DOCUMENT INSIDE”.
5. Ghi rõ mô tả hàng hóa & giá trị
Tờ khai hải quan cần:
- Mô tả cụ thể (VD: “bộ áo dài”, “hồ sơ du học”, “quà lưu niệm gốm sứ”).
- Giá trị ước tính theo đơn vị USD.
Sai mô tả = chậm thông quan hoặc bị giữ để kiểm tra!
→ Ghi đúng giúp thông quan nhanh hơn và hỗ trợ nếu khiếu nại hoặc bồi thường.
6. Chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Đừng chọn chỉ vì “giá rẻ”. Một đơn vị tốt cần có:
- Tracking real-time rõ ràng.
- Hỗ trợ khai báo hải quan, đóng gói, bảo hiểm (nếu cần).
- Hệ thống CSKH nhanh, hỗ trợ khi có sự cố.
Gợi ý đơn vị uy tín:
- Đồng Nai Logistics: chuyên tuyến Đức, Mỹ, Úc,…
- DHL, FedEx, UPS, EMS quốc tế, Viettel Post quốc tế.
7. Ước tính thời gian giao – chọn gói phù hợp
Tùy theo nhu cầu mà bạn chọn:
- Giao nhanh (Express): 2–5 ngày, thích hợp cho giấy tờ, hồ sơ gấp.
- Giao thường (Standard): 7–15 ngày, giá rẻ hơn, phù hợp với hàng không cần gấp.
👉 Hỏi kỹ đơn vị vận chuyển về thời gian thực tế & thời gian trung chuyển tại nước nhận.
8. Tính toán chi phí – tránh phát sinh ngoài ý muốn
Chi phí gồm:
- Phí vận chuyển chính (theo trọng lượng hoặc kích thước).
- Phụ phí: xăng dầu, mùa cao điểm, phí khai hải quan,…
- Thuế nhập khẩu tại nước đến (nếu vượt ngưỡng miễn thuế).
Giải pháp:
- Yêu cầu báo giá trọn gói, hỏi rõ “có phát sinh gì thêm không?”
- Với hàng thương mại, cần hỏi thêm về thuế suất.
9. Cân nhắc mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao
Nếu hàng trị giá từ 200 USD trở lên, bạn nên mua bảo hiểm phòng trường hợp:
- Bị mất, thất lạc, hư hỏng khi vận chuyển.
- Bị giữ quá lâu và phải chuyển về.
Bảo hiểm thường chỉ tốn thêm 1–2% giá trị hàng nhưng mang lại sự an tâm lớn.
10. Lưu tracking và giữ liên lạc với người nhận
- Sau khi gửi hàng, lấy mã tracking và kiểm tra thường xuyên qua web/app.
- Gửi mã tracking cho người nhận để họ chủ động theo dõi.
- Giữ liên lạc với người nhận để tránh việc giao không thành công hoặc bị lưu kho.
Một số đơn vị có tính năng gửi email tự động khi hàng đến nơi – bạn nên kích hoạt nếu có.
Việc gửi hàng đi nước ngoài sẽ trở nên dễ dàng và đáng tin cậy nếu bạn:
- Chuẩn bị đúng cách theo 10 bước trong checklist này.
- Giao cho đơn vị có kinh nghiệm và hỗ trợ trọn gói như Đồng Nai Logistics.
Đừng để những lỗi nhỏ như sai địa chỉ, ghi thiếu thông tin hay chọn sai dịch vụ khiến bạn mất hàng, mất tiền và mất cơ hội.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và đặt lịch vận chuyển!
Xem thêm: VẬN CHUYỂN TRANH SƠN MÀI TỪ KRAKÓW VỀ VIỆT NAM
Xem thêm: Hút chân không thực phẩm gửi hàng đi nước ngoài
Xem thêm: Có cần trả tiền thuế quan khi nhận quà biếu quà tặng từ nước ngoài?
