Khai báo hải quan

Cách kê khai chi tiết hàng gửi khi dùng dịch vụ DHL/FedEx – Tránh bị giữ hàng

Posted on by tts_baotram
Cách kê khai chi tiết hàng gửi khi dùng dịch vụ DHL/FedEx – Tránh bị giữ hàng
09
Th7

1. Tại sao cần kê khai chi tiết khi dùng DHL/FedEx?

Khi gửi hàng quốc tế qua DHL, FedEx… người gửi phải cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng, giá trị, mục đích sử dụng, xuất xứ,… trong tờ khai hải quan (Commercial Invoice). Kê khai thiếu, sai, hay chung chung có thể dẫn tới:

  • Hàng bị giữ để kiểm tra thêm.

  • Trả về hoặc tiêu hủy nếu vi phạm quy định.

  • Người nhận phải bù tiền thuế/VAT cao hơn do khai khống giá.

  • Phạt hành chính do khai báo không trung thực.

Vì vậy, kê khai càng chi tiết và trung thực, khả năng hàng được thông quan nhanh và an toàn càng cao.

2. Các thành phần quan trọng trong Commercial Invoice

DHL/FedEx sẽ yêu cầu mẫu Commercial Invoice hoặc Pro Forma Invoice, bao gồm các mục chính sau:

2.1. Thông tin người gửi & người nhận

  • Họ tên hoặc công ty, địa chỉ đầy đủ, mã bưu điện, quốc gia.

  • Số điện thoại, email để liên hệ khi hải quan cần.

2.2. Mô tả hàng hóa (Description)

  • Ghi rõ từng mặt hàng, công dụng, vật liệu. Ví dụ:

    • “Váy bé gái cotton cỡ 12M”

    • “Samsung Galaxy S21 smartphone, 128 GB”
      Tránh ghi chung chung kiểu “clothes” hoặc “gift”.

2.3. Số lượng & đơn vị

  • Ví dụ: 2 lon, 3 chiếc, 1 bộ… nên mô tả rõ ràng.

2.4. Trọng lượng & kích thước

  • Trọng lượng tịnh (net) và cả khối lượng (gross).

  • Kích thước kiện gửi: dài × rộng × cao (cm).

2.5. Giá trị sản phẩm

  • Ghi đúng giá thị trường – không khai thấp vì dễ bị điều tra, lấy chứng từ so sánh.

  • Đơn vị bằng USD hoặc EUR.

  • Với món quà cá nhân, có thể khai dưới mức miễn thuế theo quy định của nước nhận (VD: dưới $45–100) nhưng vẫn cần phải trung thực.

2.6. Tổng trị giá kiện hàng

  • Là tổng giá trị của tất cả item + kiện hàng nếu có.

2.7. Điều kiện giao hàng (Incoterms)

  • Thông thường chọn DDP (Delivered Duty Paid) để DHL chịu thuế & VAT cho người gửi, tránh rắc rối cho người nhận.

2.8. Mục đích gửi hàng

  • Cụ thể như: “Commercial sample”, “Gift”, “Personal use”, “Sale sample”… tránh ghi chung chung như “Item”.

3. Mẹo kê khai giúp tránh rủi ro

Mẹo 1: Mô tả chi tiết & đúng tên

  • VD: “Canon EOS R5 mirrorless camera body” thay vì “camera”.

  • Nếu mặt hàng đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, linh kiện điện tử…), cần ghi rõ model, thành phần, nguồn gốc.

Mẹo 2: Nhóm tách mặt hàng khác loại

  • Khi gửi nhiều mặt hàng, nên gộp theo nhóm cùng loại để hải quan dễ hiểu.

Mẹo 3: Invoice riêng cho từng món

  • Riêng từng món khai:

    • Loại hàng

    • Số lượng

    • Trọng lượng

    • Giá trị

  • Tổng cộng hết tất cả món để tránh khai chung chung.

Mẹo 4: Chuẩn bị chứng từ đi kèm

  • Nếu là hàng nhập khẩu: Certificate of Origin (CO), COA, MSDS (với hóa chất), COQ…

  • Dịch sang tiếng nước nhận nếu cần (VD: tiếng Anh cho Mỹ, tiếng Đức cho Đức).

Mẹo 5: Khai đúng Incoterms

  • Nếu chọn DDP, DHL chịu trách nhiệm nộp thuế. Nếu người nhận chịu, chọn DAP (Delivered at Place) hoặc EXW (Ex Works).

Mẹo 6: Đối với hàng sample hoặc quà tặng

  • Ghi rõ là sample cost ($1 hoặc $5) nếu không bán nhưng nên có hóa đơn mẫu.

  • Viết rõ mục đích: “Sample – not for sale”.

  • Nhìn chung, gửi quà dưới mức miễn thuế của nước nhận (<$45–100) sẽ dễ thông quan.

Cách kê khai chi tiết hàng gửi khi dùng dịch vụ DHL/FedEx – Tránh bị giữ hàng
Cách kê khai chi tiết hàng gửi khi dùng dịch vụ DHL/FedEx – Tránh bị giữ hàng

4. Quy trình chuẩn khi gửi hàng qua DHL/FedEx

  1. Chuẩn bị hàng: đóng gói an toàn, rõ nguồn gốc.

  2. Lên danh sách chi tiết hàng hóa: theo từng món, như mục 2.

  3. In Commercial Invoice/Pro Forma Invoice, dán vào thùng.

  4. Giao cho nhân viên DHL/FedEx: họ kiểm tra tờ khai, có thể hỏi thêm thông tin.

  5. Giao bộ chứng từ nếu có: CO, COA…

  6. Theo dõi mã vận đơn (tracking): DHL/FedEx sẽ thông báo nếu bị hold để bổ sung.

  7. Liên hệ người nhận nếu có vấn đề về thuế, giấy phép…

  8. Nhận hàng & nộp thuế/VAT nếu cần (trừ DDP – người gửi).

  9. Giữ tất cả chứng từ – cần cho lần gửi sau và chứng minh giá trị.

5. Xử lý khi hàng bị giữ hải quan

Nếu DHL báo kiện hàng bị “held”, bạn cần:

  1. Xác định lý do: giá trị cao, tài liệu thiếu, hàng cấm…

  2. Thông báo ngay cho người nhận để phối hợp cung cấp thêm.

  3. Cung cấp chứng từ bằng file hoặc bản gốc: CO, Invoice, chứng nhận.

  4. Điều chỉnh khai báo nếu cần: nộp lại Commercial Invoice sửa lỗi, bổ sung mục mô tả.

  5. Tiếp tục theo dõi từ DHL: họ sẽ gửi hàng khi đủ giấy tờ.

  6. Lần sau rút kinh nghiệm để tối ưu kê khai đúng ngay từ đầu.

6. Trường hợp đặc biệt

  • Hàng thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm: chứng nhận y tế, kiểm nghiệm, MSDS nếu là hóa chất.

  • Hàng điện tử, linh kiện, pin: kiểm tra xem có pin rời (lớn), hàng nguy hiểm (dangerous goods…).

  • Hàng mẫu thương mại: có thể được miễn thuế nhưng cần ghi rõ là sample, dự án triển lãm…

7. Kết luận

Việc kê khai đúng, chi tiết và trung thực là chìa khóa để hàng được thông quan nhanh khi sử dụng DHL/FedEx:

  • Mô tả kỹ & đúng tên.

  • Khai giá trị thật theo thị trường.

  • Chuẩn bị chứng từ cần thiết (CO, COA, MSDS…).

  • Ghi rõ mục đích & chọn Incoterms hợp lý.

  • Theo dõi vận đơn để xử lý kịp nếu bị giữ.

Nếu bạn gửi hàng lần đầu, có thể nhờ nhân viên DHL/FedEx tư vấn cụ thể từng hồ sơ, hoặc sử dụng dịch vụ khai hải quan trọn gói để tối ưu thông quan. Chúc bạn gửi hàng suôn sẻ và nhanh nhất!

Xem thêm: Tăng Cường Giải Pháp Đảm Bảo An Toàn Khai Thác Sân Bay Tân Sơn Nhất

Xem thêm: “Cất Cánh” Gần Kề: Sân Bay Long Thành “Thay Da Đổi Thịt” Từng Ngày!

Xem thêm: Hướng dẫn kê khai C/O mẫu EUR.1 Việt Nam – Châu Âu

tts_baotram