Gửi hàng quốc tế

Bí quyết đóng gói tài liệu đúng chuẩn khi gửi đi nước ngoài – Tránh rách, mất, thất lạc

Posted on by tts_baotram
Bí quyết đóng gói tài liệu đúng chuẩn khi gửi đi nước ngoài – Tránh rách, mất, thất lạc
07
Th7

1. Tại sao đóng gói tài liệu đúng chuẩn quan trọng?

Gửi tài liệu đi nước ngoài – dù là bản hợp đồng, chứng chỉ, bảng điểm, bản vẽ kỹ thuật – đều rất nhạy cảm. Sai sót khi đóng gói dễ dẫn đến:

  • Rách, nhàu, ướt hỏng.

  • Nhận thông tin không đầy đủ, dẫn đến mất mát hoặc thất lạc.

  • Trễ tiến độ, đôi khi tổn hại uy tín cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Với người mới lần đầu gửi, việc chuẩn bị kỹ càng từ đầu là cách tốt nhất để tránh rủi ro không đáng có.

2. Chuẩn bị vật liệu đóng gói

2.1 Khay bìa cứng (rigid mailer)

  • Dùng loại bìa cứng kích thước phù hợp với tài liệu.

  • Chống uốn, giữ tài liệu phẳng, tránh gập hoặc hỏng mép.

2.2 Túi chống nước hoặc nylon có khóa

  • Đặt tài liệu trong túi nylon ziplock, tránh thấm nước.

  • Có thể thêm chống tĩnh để bảo vệ nếu chứa bản vi tính/mạch in,…

2.3 Túi khí hoặc lớp đệm mỏng nếu cần

  • Với tài liệu kèm USB hoặc đồ điện tử nhẹ: bọc thêm túi khí quanh phần thiết bị.

  • Đảm bảo bảo vệ nhưng không làm dày quá mức (không vượt quá hạn chế hãng chọn).

2.4 Keo dán chắc, tem và băng niêm phong

  • Dùng băng keo hiệu chuyên dụng (packing tape) để dán kín các mép.

  • Nên quấn từ mép trên xuống mép dưới để chống nước thấm.

3. Các bước đóng gói tài liệu đúng chuẩn

3.1 Phân loại từng yếu tố trong gói

  • Phân chia theo nhóm: tài liệu chính, phụ lục, đính kèm như USB, thẻ căn cước.

  • Đánh số thứ tự, đánh dấu rõ trong danh sách gửi kèm.

3.2 Bọc từng tài liệu riêng biệt

  • Mỗi tờ giấy lớn gấp đôi cho vào túi plastic trong.

  • Bộ giấy nhiều trang dùng bìa cứng kẹp giữ ± túi chống nước.

3.3 Đặt tài liệu vào khay cứng

  • Đặt bộ tài liệu dọc giữa khay bìa, cách mép 2–3 cm.

  • Nếu có kèm USB hay thẻ nhớ, dùng túi nhỏ dán vào góc trong khay.

3.4 Niêm phong kín

  • Dùng băng dán nhiệt (packing tape) quanh toàn bộ bìa, chú trọng góc hộp.

  • Dán tem niêm phong “Do Not Bend” (Nếu gửi bằng tiếng Anh) lên mặt trước.

3.5 Gắn nhãn & thông tin rõ ràng

  • Nhãn ngoài ghi rõ:

    • Tên người gửi/nhận, địa chỉ đầy đủ, điện thoại.

    • Nội dung ký gửi: “Documents – Do Not Bend”.

  • In nhãn bằng máy, chữ to rõ, không dán nhãn chồng lên bản cũ nếu tái sử dụng vỏ.

Bí quyết đóng gói tài liệu đúng chuẩn khi gửi đi nước ngoài – Tránh rách, mất, thất lạc
Bí quyết đóng gói tài liệu đúng chuẩn khi gửi đi nước ngoài – Tránh rách, mất, thất lạc

4. Chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp

  • Có tracking & theo dõi: Đây là yếu tố bắt buộc với tài liệu quan trọng.

  • Bảo hiểm: Đề xuất thêm bảo hiểm, ít nhất bằng 50% giá trị tài liệu (quan trọng với chứng chỉ gốc).

  • Signature required: Yêu cầu người nhận ký xác nhận khi giao.

  • Chuyển phát nhanh (Express): Giảm thời gian lưu kho, lấy lái, giảm thất lạc.

5. Theo dõi & xử lý khi có sự cố

5.1 Gửi tracking code ngay khi đẩy hàng

  • Gửi mail hoặc tin nhắn đến người nhận, tránh đợi đến lúc phát hiện trễ.

  • Cũng tạo bản lưu file tracking để dùng khi cần claim.

5.2 Kiểm tra trạng thái ít nhất 1 lần/ngày

  • Nếu bị trễ, delayed, stalled: liên hệ hãng ngay, cập nhật vị trí.

  • Nếu lâu quá không có thông tin → file claim nếu đủ điều kiện.

5.3 Liên hệ support nếu tracking dừng >5 ngày không có update (tuỳ hãng & tuyến)

  • Quan sát thêm các cảnh báo như stuck tại hải quan.

  • Thường cung cấp kế hoạch lấy hàng tại chỗ (nếu ở nước nhận).

6. Một số lưu ý giúp tăng cơ hội an toàn

  • Scan bản trước khi gửi: Nếu thất lạc, bạn vẫn có bản mềm để gửi lại.

  • Giữ lưu hóa đơn, giấy gửi, biên nhận: Cần khi file bảo hiểm, claim.

  • Với chứng chỉ/hợp đồng gốc: cân nhắc gửi bản copy nếu mất có thể làm lại.

  • Đóng gói theo hướng dẫn riêng của hãng: DHL, FedEx có quy chuẩn riêng, tra trước để tránh bị hủy đóng gói.

  • Check cấm gửi tài liệu gì: Ví dụ, buôn lậu/thông tin nhạy cảm, tài liệu yêu cầu công chứng, Apostille thì cần thêm giấy tờ.

7. Checklist đóng gói tài liệu

Bước Hoạt động Ghi chú
1 Chuẩn bị vật liệu Bìa cứng, túi plastic, packing tape
2 Đóng gói nội bộ Bọc từng tài liệu, kẹp bìa, túi USB
3 Đặt vào khay cứng Đặt giữa khay, cách mép 2–3 cm
4 Niêm phong ngoài Dán kín mép, tem “Do Not Bend”
5 Nhãn & giấy tờ gửi Nhãn đầy đủ, tracking, biên nhận
6 Chọn dịch vụ Tracking, insurance, signature
7 Theo dõi thường xuyên Daily check, handler support
8 Lưu trữ bản scan/hóa đơn để khi cần claim

8. Kết luận

Đóng gói tài liệu khi gửi đi nước ngoài tuy không phải quá phức tạp nhưng lại rất cần sự cẩn thận từng chi tiết:

  1. Bảo vệ tài liệu khỏi rách, ẩm – dùng bìa cứng + túi plastic.
  2. Nhãn, tem rõ ràng, tránh nhầm lẫn.
  3. Chọn dịch vụ có tracking, bảo hiểm, ký nhận.
  4. Theo dõi liên tục và xử lý ngay khi có dấu hiệu trễ – thất lạc.
  5. Luôn có bản scan lưu trữ và giữ hóa đơn gửi.

Xem thêm: 5 Lỗi Thường Gặp Khiến Tài Liệu Quốc Tế Bị Giữ Lại Hải Quan – Và Cách Phòng Tránh

Xem thêm: Vận chuyển hỏa tốc tài liệu từ Nha Trang đi Huế nhanh chóng

Xem thêm: Dịch vụ gửi tài liệu từ Berlin về Hà Nội 

tts_baotram