Phân Biệt Purchase Order và Sales Contract Trong Thương Mại Quốc Tế

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và giao dịch quốc tế, hai khái niệm Purchase Order (PO) và Sales Contract (Hợp đồng mua bán) thường được sử dụng song song. Tuy nhiên, không ít người mới bước vào nghề logistics, xuất nhập khẩu hoặc mua bán hàng hóa xuyên biên giới lại dễ nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ này.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Purchase Order là gì?

• Sales Contract là gì?

• Điểm khác biệt giữa hai loại chứng từ này.

• Khi nào nên sử dụng PO, khi nào nên sử dụng Sales Contract.

• Những lưu ý thực tiễn để tránh rủi ro trong giao dịch.

1. Purchase Order (PO) là gì?

Purchase Order (Đơn đặt hàng) là văn bản do người mua phát hành và gửi cho người bán, thể hiện nhu cầu mua hàng của mình.

Nội dung thường có trong một PO:

• Thông tin người mua & người bán.

• Mô tả hàng hóa: tên hàng, quy cách, mã HS code (nếu có).

• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng.

• Điều kiện giao hàng (Incoterms).

• Thời gian & địa điểm giao hàng.

• Điều kiện thanh toán (payment terms).

Giá trị pháp lý của PO:

• PO chỉ trở thành ràng buộc khi người bán chấp nhận, thông qua xác nhận bằng văn bản hoặc thực hiện đơn hàng (ví dụ: xuất kho, giao hàng).

Ưu điểm của PO:

• Đơn giản, nhanh gọn, dễ phát hành.

• Phù hợp cho giao dịch thường xuyên, lặp lại hoặc với đối tác đã có sự tin tưởng.

Hạn chế của PO:

• Không quá chi tiết.

• Ít quy định về xử lý tranh chấp, pháp lý yếu hơn hợp đồng mua bán.

Ví dụ: Một công ty ở Việt Nam thường xuyên mua nguyên liệu nhựa từ một nhà cung cấp ở Hàn Quốc. Do giao dịch lặp lại hàng tháng, họ chỉ cần phát hành PO thay vì lập hợp đồng mua bán mỗi lần.

2. Sales Contract (Hợp đồng mua bán) là gì?

Sales Contract là văn bản thỏa thuận song phương giữa người mua và người bán, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.

Nội dung chính trong hợp đồng mua bán quốc tế:

• Thông tin đầy đủ của cả hai bên.

• Mô tả chi tiết hàng hóa: quy cách, chất lượng, tiêu chuẩn kiểm định.

• Giá cả & phương thức thanh toán.

• Điều kiện giao hàng theo Incoterms.

• Điều khoản về khiếu nại, bảo hành (nếu có).

• Điều khoản giải quyết tranh chấp (ví dụ: trọng tài thương mại quốc tế).

• Luật áp dụng trong hợp đồng.

Giá trị pháp lý của Sales Contract:

• Có hiệu lực ràng buộc ngay khi hai bên ký kết.

Ưu điểm của Sales Contract:

• Ràng buộc pháp lý mạnh, bảo vệ quyền lợi các bên tốt hơn.

• Giúp xử lý các tình huống tranh chấp hoặc rủi ro phát sinh.

• Phù hợp cho giao dịch phức tạp, giá trị lớn, hoặc lần đầu hợp tác.

Hạn chế:

• Soạn thảo và thương lượng mất thời gian.

• Có thể phát sinh chi phí luật sư hoặc tư vấn pháp lý.

Ví dụ: Một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng xuất khẩu 5.000 tấn gạo sang Philippines với giá trị hàng triệu USD. Trong trường hợp này, Sales Contract là bắt buộc để bảo vệ quyền lợi và quy định rõ cách giải quyết nếu có tranh chấp.

3. Điểm khác biệt giữa Purchase Order và Sales Contract

4. Khi nào nên dùng PO, khi nào nên dùng Sales Contract?

• Sử dụng PO khi:

  • Giao dịch có giá trị nhỏ hoặc trung bình.

  • Hai bên đã có quan hệ hợp tác lâu dài, tin tưởng lẫn nhau.

  • Hàng hóa mua bán lặp lại, ít rủi ro.

• Sử dụng Sales Contract khi:

  • Giá trị đơn hàng lớn.

  • Hợp tác lần đầu với đối tác mới.

  • Hàng hóa phức tạp, đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng.

  • Cần quy định cụ thể về pháp lý, trọng tài, khiếu nại.

5. Những lưu ý thực tiễn để tránh rủi ro

• Với Purchase Order:

  • Luôn yêu cầu xác nhận từ người bán.

  • Ghi rõ Incoterms, phương thức thanh toán.

  • Giữ email, tin nhắn hoặc văn bản xác nhận để làm bằng chứng.

• Với Sales Contract:

  • Nên tham khảo ý kiến pháp lý trước khi ký.

  • Ghi rõ luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp.

  • Kiểm tra kỹ điều khoản thanh toán, đặc biệt với L/C (Letter of Credit).

  • Thêm điều khoản bảo mật (nếu cần).

6. Kết luận

Có thể nói:

• Purchase Order = “Người mua ra đơn” → Chờ người bán xác nhận.

• Sales Contract = “Hai bên ký kết” → Cam kết đầy đủ, ràng buộc mạnh mẽ.

Trong thực tế, không có một “công thức chung” áp dụng cho tất cả. Việc lựa chọn PO hay Sales Contract phụ thuộc vào:

• Giá trị giao dịch.

• Độ tin cậy giữa các bên.

• Độ phức tạp của hàng hóa và điều kiện giao dịch.

Nếu bạn là người mới tham gia thương mại quốc tế, hãy nhớ rằng:

• Với giao dịch đơn giản, PO có thể đã đủ.

• Nhưng khi giao dịch lớn, hãy luôn chọn Sales Contract để an toàn hơn.

Tip chuyên nghiệp: Nhiều doanh nghiệp sử dụng PO và Sales Contract song song. Nghĩa là PO để xác nhận nhanh giao dịch, sau đó hai bên ký Sales Contract để có tính pháp lý vững chắc hơn. Đây là một cách kết hợp thông minh để vừa nhanh gọn, vừa an toàn.

GỬI HÀNG ĐIỆN TỬ, MÁY MÓC ĐI MỸ – DỊCH VỤ NHANH CHÓNG, AN TOÀN VỚI DONGNAI LOGISTICS 

Gửi thực phẩm đi Trung Quốc nhanh chóng, giá rẻ

Gửi quần áo, giày dép đi Hàn Quốc – An tâm gửi trọn cùng DONGNAI LOGISTICS