Bắt đầu kinh doanh sản phẩm nông sản khô quốc tế – Cách tìm hiểu logistics cơ bản

1. Giới thiệu – Vì sao logistics quan trọng với nông sản khô

Nếu bạn muốn xuất khẩu hạt điều, trái cây sấy, cà phê, nấm khô… ra thị trường quốc tế, việc hiểu logistics — tức toàn bộ chuỗi từ đóng gói, vận chuyển, giấy tờ hải quan đến lưu kho — là nền tảng sống còn. Logistics quyết định chất lượng, chi phí và yếu tố thành công hay thất bại trong thương mại quốc tế.

Nông sản khô tuy không tươi như trái cây, nhưng vẫn nhạy cảm với độ ẩm, côn trùng, biến đổi nhiệt độ. Vi phạm quy định có thể khiến hàng bị trả lại, phạt, hoặc hải quan giữ lại.

2. Các yếu tố logistics cơ bản cần nắm

2.1 Xác định loại sản phẩm và yêu cầu kho bảo quản

Nông sản khô như trái cây sấy, hạt, đậu… yêu cầu bảo quản khô ráo, tránh ẩm. Theo Kuehne+Nagel, bao bì phải chịu ẩm, hút chân không và kháng sốc. Độ ẩm quá cao hoặc nhiệt độ không ổn định dễ khiến sản phẩm mốc hoặc mất chất lượng

2.2 Chứng nhận bắt buộc – phytosanitary certificate và fumigation

Các mặt hàng thực vật cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate) do cơ quan kiểm dịch cấp, để đảm bảo không mang sâu bệnh gián đoạn hệ sinh thái nước nhập khẩu 
Ngoài ra, nếu có sử dụng pallet gỗ hoặc kiện gỗ, ngành đóng gói bắt buộc phải đáp ứng tiêu chuẩn ISPM 15 (phơi nhiệt hoặc fumigate, đóng dấu IPPC)

2.3 Hiểu các Incoterms khi làm hợp đồng

Hiểu rõ Incoterms như FOB, CIF, DDP giúp phân định rủi ro – chi phí giữa bạn và bên nhập khẩu. Ví dụ với khách import trái cây sấy: chọn CIF hoặc DDP để bạn phụ trách vận chuyển (và cả thủ tục nếu DDP) giúp họ yên tâm hơn

2.4 Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp

• Air freight: tốt cho sản phẩm giá trị cao, cần giao nhanh. Ship hàng sấy nhanh, nhẹ, logistic qua đường hàng không 4–7 ngày

• Sea freight (container): phù hợp đơn hàng lớn. Hạt hoặc trái cây sấy đóng bao pallet chạy container FCL/LCL khoảng 7–28 ngày

2.5 Chọn đối tác logistics chuyên dụng

Một đơn vị giao nhận chuyên xuất khẩu nông sản (như Vinafco) sẽ hỗ trợ vận chuyển đa phương thức, đóng gói lạnh hoặc hút chân không, xử lý giấy tờ như chứng nhận kiểm dịch, C/O, tracking real-time… rất hiệu quả

3. Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Bạn cần trang bị các tài liệu chính:

1. Commercial Invoice ghi rõ mô tả hàng, số lượng, giá trị, HS code, Incoterm.

2. Packing List mô tả quy cách đóng gói, trọng lượng, số kiện.

3. Bill of Lading (B/L) hoặc Air Waybill (AWB) tùy hình thức vận chuyển

4. Certificate of Origin (C/O) giúp hưởng ưu đãi thuế theo FTAs.

5. Phytosanitary Certificate xác nhận không sâu bệnh theo quy định nhập khẩu.

6. Certificate of Analysis (COA) hoặc Food Safety (HACCP, ISO, GlobalGAP…) nếu nhập khẩu quốc gia yêu cầu cao

7. Nếu sản phẩm hữu cơ hoặc Halal/Kosher, cần thêm chứng nhận tương ứng.

4. Quy trình cơ bản vận hành logistics quốc tế

4.1 ký hợp đồng & giai đoạn chuẩn bị hàng

Bạn ký contract với buyer nước ngoài và ghi Incoterm rõ ràng (ví dụ CIF hoặc FOB). Sau đó chuẩn bị hàng hóa, đóng gói hút chân không, gắn nhãn xuất xứ, date, batch.

4.2 Xác nhận kiểm dịch & fumigation

Tiến hành tẩy trùng nếu dùng pallet gỗ phải tuân ISPM 15. Đồng thời làm thủ tục kiểm dịch thực vật để lấy giấy phù hợp.

4.3 Vận chuyển đến cảng/airport & phát hành AWB/BOL

Dùng forwarder hoặc logistics provider chở đến cảng biển hoặc sân bay. Họ giúp book chỗ, nhập container hoặc máy bay.

4.4 Customs clearance tại cả hai đầu

Bạn làm khai báo xuất khẩu tại Việt Nam (VNACCS), sau khi qua hải quan mới ship. Bên nhập khẩu cũng cần chuẩn bị giấy đủ để mở tờ khai nhập khẩu, tránh delay.

4.5 Theo dõi hành trình và giao hàng

Nếu dùng dịch vụ có tracking real time, bạn có thể theo dõi lộ trình, điều chỉnh nếu có sự cố, đảm bảo chất lượng chuyến đi.

5. Ví dụ thực tế cho người mới

Ví dụ: Xuất khẩu trái xoài sấy từ Việt Nam sang EU

An bắt đầu kinh doanh trái xoài sấy. Cô liên hệ logistics công ty chuyên hàng nông sản (Vinafco).

• Ký hợp đồng CIF Rotterdam, có hỗ trợ đóng gói hút chân không, pallet ISPM15, nhiệt độ kiểm soát.

• Chuẩn bị Invoice, Packing List, C/O, phytosanitary & COA.

• Hàng chạy container 20ft LCL, transit khoảng 18 ngày.

• Bên EU nhận hàng dễ dàng mở thông quan nhờ đầy đủ giấy tờ và đóng gói an toàn.

• Theo dõi tracking và phản hồi nhanh từ logistics giúp An yên tâm.

Ví dụ: Gửi lô nhỏ ít giấy tờ – bị giữ lại

Minh gửi thử lô 100kg nấm sấy sang Mỹ tính thử. Anh không chuẩn bị phytosanitary certificate và COA. Khi hàng đến, hải quan Mỹ giữ lại kiểm tra chất lượng, yêu cầu bổ sung giấy rồi mới giải phóng. Hàng trễ gần 2 tuần, phí lưu kho phát sinh và ảnh hưởng uy tín.

6. Checklist dành cho người mới

7. Những lưu ý thêm

• Luôn tuân tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật ISPM15 và phytosanitary để tránh bị trả lại

• Hàng khô dù ít dễ bảo quản nhưng vẫn cần kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ xuyên suốt để giữ chất lượng mà khách hàng mong muốn

• Chứng nhận chất lượng (COA, HACCP, GlobalGAP…) giúp bạn chinh phục thị trường khó tính như EU, Nhật, Hàn Quốc… rất hiệu quả

8. Kết luận

Kinh doanh nông sản khô xuất khẩu cần sự hiểu biết logistics từ giai đoạn đóng gói, giấy tờ, vận chuyển, hải quan đến giao hàng cuối cùng. Logistics tốt giúp:

• Giảm rủi ro bị hải quan trả lại hoặc phạt.

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí và thời gian, xây dựng uy tín thương hiệu.

Bước đầu, bạn nên chọn ví dụ đơn giản như trái cây sấy hay hạt. Làm đúng một lô xuất điểm, khảo sát partner logistics chuyên ngành. Sau đó mở rộng dần.

Chúc bạn thành công trên hành trình đưa sản phẩm nông sản khô Việt Nam ra thị trường thế giới!

Xem thêm:

5 Mẹo Đóng Gói Đồ Handmade Không Vỡ Khi Gửi Quốc Tế

Cách tính chi phí vận chuyển quốc tế theo trọng lượng quy đổi – Công thức chuẩn từ hãng vận chuyển

Top 5 sân bay quốc tế hàng đầu Châu Á