Chưa phân loại

Gửi hàng mẫu thử sang Trung Đông để tìm đối tác – Cách trình bày hóa đơn và CO

Posted on by tts_baotram
Gửi hàng mẫu thử sang Trung Đông để tìm đối tác – Cách trình bày hóa đơn và CO
21
Th7

1. Vì sao cần gửi hàng mẫu thử khi tìm đối tác ở Trung Đông?

Khi bạn đang tìm kiếm khách hàng hoặc đối tác nhập khẩu tại các nước Trung Đông như Saudi Arabia, UAE, Qatar, Jordan…, việc gửi hàng mẫu thử có vai trò cực kỳ quan trọng. Hàng mẫu giúp khách hàng trực tiếp đánh giá chất lượng sản phẩm, kiểm tra tiêu chuẩn, hoàn thiện bao bì, tem nhãn, cũng như thử nghiệm khả năng thích hợp trong thị trường bản địa. Họ có thể kiểm tra mẫu để xác nhận sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn Halal, an toàn thực phẩm, chất liệu phù hợp khí hậu khô nóng, v.v.

Việc gửi mẫu thử cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí hợp tác. Đối tác nước ngoài thường có xu hướng tin tưởng doanh nghiệp nào biết cung cấp đầy đủ hóa đơn, CO (chứng nhận xuất xứ) đúng chuẩn, rõ ràng, hơn là chỉ nhận mẫu không có giấy tờ.

2. Các loại giấy tờ cần thiết khi gửi mẫu thử

Để tránh rủi ro, chậm trễ thông quan, và chi phí phát sinh, bạn cần chuẩn bị hai loại giấy tờ quan trọng:

  1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là hóa đơn thể hiện giá trị mẫu thử. Với lô hàng mẫu, bạn có thể ghi giá trị thấp để giảm phí hải quan, nhưng vẫn cần phản ánh giá trị thật nếu có thuế hoặc phí đảm bảo. Trên hóa đơn, nên ghi chú rõ đây là “sample, no commercial value” (mẫu thử, không có giá trị thương mại).

  2. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO): CO chứng minh hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam – một yếu tố quan trọng để hưởng ưu đãi miễn hoặc giảm thuế theo hồ sơ FTA Việt Nam – GCC (nếu có). Mở rộng: nhiều nước Trung Đông đang đàm phán CPTPP hoặc EVFTA nên xuất xứ đóng vai trò đặc biệt.

Ngoài ra, một số trường hợp cần thêm giấy tờ như:

  • Giấy chứng nhận Halal nếu gửi thực phẩm hoặc mỹ phẩm phục vụ thị trường Hồi giáo.

  • Giấy kiểm nghiệm chất lượng (Certificate of Analysis) hoặc giấy kiểm định vệ sinh an toàn thực phẩm.

  • Packing list — danh mục đóng gói, liệt kê từng kiện với trọng lượng kích thước. Với hàng mẫu, packing list gộp toàn bộ là đủ.

3. Cách trình bày hóa đơn thương mại

Với người mới, cần lưu ý các phần chính sau trên hóa đơn:

  1. Tiêu đề: “Commercial Invoice – Sample, no commercial value.”

  2. Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu: Tên công ty/đơn vị, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

  3. Số hóa đơn và ngày phát hành.

  4. Mô tả hàng hóa: Ghi rõ từng mẫu, mã mẫu, chất liệu, công dụng ví dụ như “Cotton scarf sample, model SCF-01, 100% cotton, size 50x150cm”.

  5. Số lượng mẫu: ví dụ 3 pcs.

  6. Đơn vị tính và giá trị đơn vị: Có thể ghi giá trị tượng trưng như 1 USD hoặc 10 USD.

  7. Tổng giá trị: Ví dụ 30 USD.

  8. Ship as a sample, not for sale.

  9. Incoterm: Nếu gửi theo DAP/Delivered At Place, nên ghi rõ tên thành phố nhập khẩu. Nếu không, ghi EXW.

  10. Chữ ký và con dấu của người xuất khẩu.

Hóa đơn nên được in song ngữ (Tiếng Anh và Tiếng Việt), có chữ ký tay (không phải in mẫu), để chứng thực hợp lệ.

4. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO)

Đối với hàng mẫu nhằm mục đích thương mại, bạn nên xin CO form D hoặc CO theo AHK/FTA tùy thị trường:

  1. CO Form D (VN–ASEAN): Nếu nhập khẩu vào các nước Trung Đông thành viên Hiệp hội Thương mại Ả Rập (lúc có FTA ASEAN-GCC). Ví dụ, UAE hiện đã thông qua FTA với ASEAN, cho phép tận dụng ưu đãi thuế.

  2. CO theo AHK/FTA: Với nước như Saudi Arabia, vẫn đang hoàn thiện FTA, CO theo AHK/AHK+UE… cần kiểm tra với hải quan Việt Nam hoặc nhà xuất khẩu.

Điều cần lưu ý:

  • CO cần được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng nhận, như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hoặc Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công thương.

  • Trên CO ghi đúng thông tin: xuất xứ Việt Nam, mã HS, vận đơn số, ngày phát hành, INCOTERM, tên đơn vị nhập khẩu, địa chỉ cụ thể.

  • Nếu chưa có đơn hàng chính thức, bạn vẫn có thể xin CO dựa trên mẫu thử, gọi công văn xác nhận.

5. Ví dụ thực tế – Gửi bộ sữa dưỡng da mẫu sang UAE

Giả sử doanh nghiệp A Việt Nam muốn gửi bộ sữa dưỡng da mẫu mang thương hiệu NATURA sang Dubai, UAE để Ung thử và Thử mẫu đối tác.

  1. Đoạn viết hóa đơn thương mại

    • Tiêu đề: “Commercial Invoice – Sample, non‑commercial value”

    • Người xuất khẩu:
      Công ty TNHH Mỹ Phẩm A
      Địa chỉ: 123 Đường A, Quận B, TP.Hồ Chí Minh, VN

    • Người nhập khẩu:
      ABC Trading LLC
      Địa chỉ: Office 45, DIFC, Dubai, UAE

    • Mô tả: “Skin care sample set, 5 pcs, Natural ingredients, HS code 3304.10, 50ml/bottle”

    • Đơn giá: 2 USD/set, tổng 10 USD

    • Ghi chú: “Sample for evaluation only – no commercial value”

    • Incoterm: DAP Dubai

    • Chữ ký: Giám đốc Xuất khẩu, đóng dấu.

  2. Xin CO

    • Xin CO form D tại VCCI, ghi mã HS 3304.10, nơi sản xuất VN.

    • CO đóng dấu đỏ, mã số và ngày cấp.

  3. Pack mẫu & Packing List

    • Đóng vào hộp carton nhỏ, lót xốp.

    • Packing list ghi rõ: 5 lọ, tổng khối lượng 0,8 kg, ký mãi mã vạch đơn giản.

  4. Gửi hàng & dùng courier

    • Gửi qua DHL Express, dịch vụ DAP đến Dubai. Điền đúng incoterm trên airway bill và hóa đơn. Hệ thống DHL đã tự động nhận biết hóa đơn là mẫu, nên giá trị thấp sẽ thuế nhập khẩu phí tối thiểu nhờ CO và chú thích.

  5. Kết quả

    • Hàng đến nhanh trong 3 ngày, hải quan UAE kiểm tra nhanh hóa đơn mẫu, CO, xác nhận miễn thuế trong chương trình FTA ASEAN‑GCC.

    • Đối tác Dubai gọi lại yêu cầu thêm catalogue, hình ảnh, và đặt câu hỏi về đơn đặt hàng đầu tiên.

6. Lưu ý giúp quy trình suôn sẻ

  • Ghi chú rõ “sample, no commercial value”: Giúp hải quan rõ mục đích và tránh đánh nhầm là hàng bán.

  • CO đúng mẫu và đóng dấu hợp thức: Rất quan trọng để đảm bảo hưởng ưu đãi thuế nếu có FTA.

  • Incoterm chính xác và phù hợp: DAP, EXW, CIF… phải thống nhất giữa hóa đơn, CO, và vận đơn.

  • Packing list rõ ràng: Tránh kiểm tra chậm trễ, dễ ghi nhầm số lượng hàng hóa.

  • Liên hệ courier trước: Nắm rõ danh mục hàng cấm, giấy tờ cần có (CO, Halal…), tránh trường hợp không gửi được.

7. Một số sai lầm thường gặp và cách phòng tránh

Sai lầm 1: Gửi hàng mẫu mà không có CO.
– Kết quả: Hải quan từ chối áp dụng ưu đãi thuế, hoặc giữ lô hàng để yêu cầu bổ sung CO.

Sai lầm 2: Ghi sai incoterm hoặc thiếu chữ ký đóng dấu.
– Kết quả: DHL hoặc hải quan trả lại mẫu hoặc tính phí phát sinh.

Sai lầm 3: Ghi giá trị quá thấp hoặc quá cao.
– Nếu quá thấp (0 USD), DHL có thể từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
– Nếu quá cao, đối tác không muốn nhận, hải quan kiểm tra chặt.

Sai lầm 4: Đóng gói cẩu thả, hàng bị vỡ hỏng.
– Nên dùng bao bì phù hợp, lót bảo đảm, và lưu lại ảnh trước khi gửi để tránh tranh chấp.

8. Lời kết

Gửi hàng mẫu thử sang Trung Đông là bước quan trọng giúp bạn xác minh chất lượng và thuyết phục được đối tác quốc tế ký hợp đồng nhập khẩu. Việc trình bày hóa đơn thương mại và chứng nhận xuất xứ đúng chuẩn sẽ giúp tăng niềm tin, rút ngắn thời gian thông quan và nâng cao cơ hội hợp tác. Với người mới, hãy đọc kỹ hướng dẫn trên, lập mẫu sẵn hóa đơn, CO, packing list để dùng cho lần đầu – và sau đó dùng luôn cho các chuyến tiếp nối, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng mẫu cho doanh nghiệp xuất khẩu thử nghiệm – Quy trình đơn giản

Xem thêm: Điều kiện gửi hàng mẫu dùng thử không lấy tiền trong khuyến mại 

Xem thêm: GỬI MẪU HÀNG HOÁ CẦN TEST, CHẠY THỬ TỪ ĐÀ NẴNG VÀO HỒ CHÍ MINH NHANH CHÓNG

tts_baotram