1. Trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi khác nhau như thế nào?
Khi bạn gửi hàng hóa đi nước ngoài, bạn không chỉ cần biết trọng lượng thực tế của kiện hàng – tức là số cân đo được khi đặt kiện hàng lên cân – mà còn cần hiểu trọng lượng quy đổi. Đây là khối lượng tính toán dựa trên thể tích của kiện hàng, và thường được sử dụng bởi các hãng vận chuyển quốc tế khi tính phí, đặc biệt nếu kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh.
Trọng lượng quy đổi là yếu tố quan trọng mà nhiều người gửi hàng lần đầu không để ý tới, dẫn đến việc bị tính phí vận chuyển cao hơn dự kiến. Hãy nhớ rằng, hầu hết các hãng vận chuyển quốc tế sẽ lấy giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi để tính phí. Do đó, nếu bạn không biết trước trọng lượng quy đổi của kiện hàng, bạn sẽ không thể dự đoán được chi phí chính xác.
2. Trọng lượng quy đổi là gì và được tính như thế nào?
Trọng lượng quy đổi, còn gọi là dimensional weight, là một công cụ được các hãng vận chuyển sử dụng để tính toán mức chi phí hợp lý cho các kiện hàng chiếm nhiều không gian nhưng có trọng lượng nhẹ.
Công thức tính trọng lượng quy đổi khi sử dụng đơn vị centimet như sau:
Lấy chiều dài nhân với chiều rộng và nhân với chiều cao của kiện hàng (tính bằng centimet), rồi chia kết quả đó cho 5000.
Cụ thể: trọng lượng quy đổi (tính theo kg) = (dài x rộng x cao) / 5000.
Nếu bạn dùng đơn vị inch, công thức tương đương là: trọng lượng quy đổi (tính theo pound) = (dài x rộng x cao) / 139.
Các hãng vận chuyển có thể sử dụng mẫu số khác nhau như 5000, 6000 hay 139 tùy theo dịch vụ (ví dụ: express hay economy), nhưng nhìn chung cách tính vẫn tương tự.
3. Khi nào hãng vận chuyển áp dụng trọng lượng quy đổi?
Các hãng vận chuyển như DHL, FedEx, UPS, TNT thường sẽ tính phí dựa trên số lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi. Ví dụ, nếu kiện hàng nặng 5 kg nhưng trọng lượng quy đổi là 8 kg, bạn sẽ bị tính phí theo mức 8 kg.
Điều này có nghĩa là, ngay cả khi hàng hóa của bạn không nặng, nếu chiếm nhiều không gian, bạn vẫn có thể phải trả mức phí như hàng nặng.
4. Ví dụ thực tế: tính phí vận chuyển theo trọng lượng quy đổi
Giả sử bạn gửi một kiện hàng có kích thước 60 cm dài, 40 cm rộng và 35 cm cao. Trọng lượng thực tế của kiện hàng là 5 kg.
Đầu tiên, bạn cần tính thể tích: 60 x 40 x 35 = 84,000 cm khối.
Tiếp theo, áp dụng công thức trọng lượng quy đổi: 84,000 chia cho 5000 = 16.8 kg.
Kết quả là, trọng lượng quy đổi của kiện hàng là 16.8 kg, cao hơn trọng lượng thực tế là 5 kg. Do đó, hãng vận chuyển sẽ tính phí dựa trên 16.8 kg, chứ không phải 5 kg. Nếu bạn không biết điều này trước, bạn có thể bị “sốc” khi nhận báo giá.
5. Công thức chuẩn từ các hãng vận chuyển lớn
Các hãng vận chuyển quốc tế phổ biến như DHL, FedEx, UPS, TNT đều sử dụng công thức tính trọng lượng quy đổi theo chuẩn quốc tế. Cụ thể, hầu hết đều dùng công thức (dài x rộng x cao) chia cho 5000 khi tính bằng centimet. Một số trường hợp đặc biệt, như tuyến vận chuyển siêu tốc hoặc tuyến quốc tế đặc biệt, hãng có thể dùng mẫu số là 6000.
Trong khi đó, nếu tính bằng đơn vị inch, mẫu số phổ biến là 139. Do đó, bạn nên kiểm tra chính xác với hãng vận chuyển hoặc công cụ báo giá của họ để áp dụng đúng công thức.
6. Vì sao người mới cần tính trọng lượng quy đổi trước khi gửi hàng?
Nếu bạn mới lần đầu gửi hàng đi quốc tế, việc chỉ đo trọng lượng bằng cân là chưa đủ. Bạn cần đo cả kích thước của kiện hàng và áp dụng công thức trọng lượng quy đổi để biết chi phí thực tế. Nếu bỏ qua bước này, bạn dễ rơi vào tình huống “tưởng gửi 5 kg nhưng bị tính 15 kg”, và điều đó làm phát sinh chi phí cao bất ngờ.
Ngoài ra, khi đã biết trọng lượng quy đổi, bạn có thể so sánh giá giữa các hãng vận chuyển khác nhau, hoặc điều chỉnh cách đóng gói để giảm thể tích – từ đó tiết kiệm chi phí.
7. Cách giảm trọng lượng quy đổi và tối ưu chi phí vận chuyển
Có một số cách hiệu quả giúp bạn giảm trọng lượng quy đổi và tránh bị tính phí cao:
Thứ nhất, hãy tối ưu cách đóng gói. Đừng sử dụng thùng quá lớn nếu không cần thiết. Khoảng trống thừa trong hộp sẽ làm tăng thể tích và kéo theo trọng lượng quy đổi cao hơn.
Thứ hai, sử dụng vật liệu nhẹ. Ví dụ, thay vì dùng hộp carton dày, bạn có thể dùng túi nilon dẻo hoặc túi hút chân không nếu sản phẩm phù hợp (như quần áo, chăn mền…).
Thứ ba, gộp hàng hợp lý. Nếu bạn gửi nhiều mặt hàng nhỏ, hãy gộp chúng vào một kiện hàng có kích thước hợp lý thay vì chia nhỏ ra nhiều gói – điều này sẽ giúp giảm tổng thể tích và tiết kiệm đáng kể chi phí.
8. Gợi ý công cụ tính trọng lượng quy đổi tự động
Nếu bạn không muốn tính thủ công, có thể sử dụng công cụ tính phí và trọng lượng quy đổi của các hãng vận chuyển.
Ví dụ, DHL có công cụ tính chi phí trên website chính thức, cho phép bạn nhập kích thước kiện hàng và sẽ tự động hiển thị trọng lượng quy đổi. FedEx và UPS cũng có công cụ tương tự. Bạn chỉ cần nhập số liệu chiều dài, chiều rộng, chiều cao, trọng lượng thực, địa điểm gửi và địa điểm nhận – hệ thống sẽ tự động báo giá cho bạn.
Ngoài ra, tại Việt Nam, các đơn vị hỗ trợ gửi hàng quốc tế cũng thường có công cụ riêng hoặc nhân viên hỗ trợ bạn tính toán, bạn có thể liên hệ trực tiếp để được tư vấn.
9. Kết luận: Người mới nên chuẩn bị gì trước khi gửi hàng quốc tế?
Tóm lại, trọng lượng quy đổi là yếu tố cực kỳ quan trọng khi bạn gửi hàng quốc tế. Nếu không tính đúng, bạn có thể bị tính phí cao hơn gấp nhiều lần so với dự tính ban đầu. Vì vậy, dù bạn là người mới, hãy tập thói quen đo kích thước kiện hàng và tính thử trọng lượng quy đổi.
Khi đã có đủ thông tin, bạn sẽ dễ dàng ước lượng chi phí, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, và hơn hết là tránh bị thiệt hại tài chính không đáng có.
Xem thêm: Gửi đồ lưu niệm từ Hội An đi Mỹ – Cách chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với khách du lịch
Xem thêm: Dịch Vụ Gửi Hỏa Tốc Thiết Bị Đo Lường – Giải Pháp Vận Chuyển Chuyên Nghiệp Từ Indochina Post
Xem thêm: Vận chuyển mắm tôm từ Huế sang Glasgow – Năm 2025
