Dịch vụ gửi hàng mẫu cho doanh nghiệp xuất khẩu thử nghiệm – Quy trình đơn giản

1. Tại sao doanh nghiệp cần gửi hàng mẫu khi xuất khẩu?

Trước khi bắt đầu chạy đơn số lượng lớn, gửi hàng mẫu là bước quan trọng bởi:

• Kiểm tra chất lượng & chứng nhận: Giúp doanh nghiệp đối tác nước ngoài kiểm tra mẫu, test tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo đạt yêu cầu.

• Thương thảo điều kiện thương mại: Đối tác có thể dùng mẫu để xác nhận trước khi thống nhất giá, số lượng và đóng gói chính thức.

• Thử nghiệm thủ tục: Gửi mẫu giúp doanh nghiệp nắm quy trình hải quan, chứng từ, thuế xuất – trước khi làm với khối lượng lớn.

• Xây dựng uy tín: Giao hàng đúng hẹn, đảm bảo mẫu đạt chất lượng sẽ tạo niềm tin tốt với đối tác.

2. Các hình thức gửi hàng mẫu phổ biến

2.1 Gửi qua chuyển phát nhanh quốc tế (Express)

• Hãng DHL, FedEx, UPS… cung cấp các gói chuyên cho hàng mẫu, tốc độ nhanh (2–5 ngày).

• Phù hợp khi doanh nghiệp cần phản hồi sớm từ đối tác.

• Giá cước cao hơn nhưng đơn giản trong khai thông tin, giấy tờ.

2.2 Gửi qua bưu điện quốc tế (EMS/Postal)

• Chi phí thấp hơn so với express, nhưng thời gian giao lâu hơn (7–14 ngày).

• Quá trình khai báo và chuẩn bị giấy tờ đơn giản, thuận tiện cho hàng mẫu nhẹ, nhỏ.

2.3 Gửi đường biển hoặc hàng LCL

• Dùng khi mẫu lớn hoặc đặc tính hàng cần kiểm tra trên diện rộng.

• Phù hợp với hàng mẫu nhiều bộ, mẫu kích thước lớn – giảm chi phí theo khối lượng.

• Tuy nhiên, thủ tục phức tạp hơn, mất thời gian và cần logistics chuyên nghiệp.

3. Quy trình 7 bước gửi hàng mẫu đúng cách

Bước 1: Xác định mục tiêu, số lượng và trọng lượng mẫu

• Làm rõ mẫu dùng cho gì: kiểm định, giới thiệu, quảng cáo… để tính toán trọng lượng – kích thước phù hợp.

• Với hàng mẫu đơn chiếc nhẹ (ví dụ áo, quần, linh kiện): gom gọn để tiết kiệm cước.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển

• Express: DHL, FedEx, UPS – nhanh, hỗ trợ toàn diện.

• EMS/Bưu điện quốc tế: thường có độ phủ rộng, giá cạnh tranh.

• Forwarder chuyên nghiệp: nếu bạn thường xuyên gửi mẫu, họ xử lý toàn bộ giúp bạn từ đóng gói đến khai hải quan.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đi kèm

Tùy vào hình thức gửi:

• Commercial Invoice (hóa đơn thương mại cá nhân hóa giá trị & mục đích sample, thường có ghi “Sample – No Commercial Value” nếu không bán).

• Packing List nêu chi tiết từng món.

• Shipping Label theo form DHL/FedEx/UPS nếu dùng express.

• Tờ khai hải quan, nếu mẫu có giá trị cao hoặc theo yêu cầu hải quan của quốc gia nhập khẩu.

Bước 4: Đóng gói mẫu đúng cách

• Dùng hộp chắc chắn, độ đệm phù hợp (bubble wrap, foam, giấy…) bảo vệ hàng.

• Gắn nhãn dễ nhìn: chi tiết nội dung: tên đơn vị gửi/nhận, mã đơn, cân nặng, mục đích.

• Giảm tối đa thể tích hộp để giảm phí volumetric – chi phí theo kích thước.

Bước 5: Gửi và theo dõi lô hàng

• Nộp mẫu tại điểm giao dịch DHL/FedEx/ bưu điện hoặc hẹn pick‑up ở công ty.

• Hỏi đơn vị ship cung cấp mã tracking, theo dõi trạng thái giao hàng.

• Gửi luôn thông tin tracking code cho đối tác để họ tiện kiểm tra.

Bước 6: Thông quan tại nhập khẩu

• Nếu có thể, bạn cần làm trước hoặc nhờ đối tác phía nhập khẩu làm khai quan.

• Với gói small sample (giá trị thấp), thường được vào luồng xanh, không bị kiểm. Với hàng mẫu giá trị cao có thể vào luồng vàng – nên đối tác cần chuẩn bị chứng từ hỗ trợ: commercial invoice, packing list, giấy tờ chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.

Bước 7: Xác nhận với đối tác & phản hồi chất lượng

• Đối tác nhận hàng kiểm tra mẫu, thử nghiệm hoặc kiểm định.

• Thu thập phản hồi từ họ: chất lượng, chức năng, đóng gói, thời gian vận chuyển… để cải thiện giai đoạn xuất khẩu số lượng sau.

4. Ví dụ minh hoạ quy trình gửi mẫu thực tế

Ví dụ 1: Gửi mẫu linh kiện điện tử

• Công ty A (Hà Nội) có sản phẩm linh kiện cảm biến muốn gửi mẫu sang Đài Loan.

• Mẫu trọng lượng 500g, kích thước 20×15×5 cm. Công ty chọn DHL Express – phí khoảng 450.000–550.000₫, thời gian transit 2–3 ngày.

• Chuẩn bị hóa đơn ghi rõ “Sample – No commercial value”, PACKING LIST chi tiết.

• Sau khi gửi, đối tác Đài Loan nhận hàng nhanh, trong vòng 4 ngày có cập nhật kiểm định theo yêu cầu.

Ví dụ 2: Gửi mẫu quần áo thời trang

• Công ty B (TP.HCM) muốn gửi 3 bộ áo khoác mẫu sang EU.

• Cân nặng mỗi mẫu 700g, tổng khối lượng gói 2,5kg. Lựa chọn EMS để tiết kiệm (giá khoảng 850.000–900.000₫, thời gian 7–10 ngày).

• Hóa đơn ghi “3 pcs sample – No commercial value”, packing list liệt kê chủng loại, màu sắc và kích cỡ.

• Đối tác nhận hàng, phản hồi mẫu chất lượng, chỉ yêu cầu điều chỉnh đóng 2 hợp đồng chính thức sau khi đánh giá thành công.

5. Mẹo tiết kiệm chi phí & tối ưu quy trình

1. Đóng gói gọn – giảm volumetric weight: Express tính phí theo khối lượng thể tích nếu lớn hơn thực tế.

2. Ghi rõ “Sample – No commercial value” nếu bạn không bán mẫu – giúp hạn chế truy thu thuế nhập khẩu khi khai báo.

3. Dùng hóa đơn chính xác, cân chỉnh CIF nếu cần – trốn thuế hoặc khai thiếu có thể leads đến delay hoặc bị kiểm tra đỏ.

4. So sánh giá giữa Express & EMS: nếu không cần gấp, EMS tiết kiệm tới 30–40%.

5. Dùng dịch vụ forwarder: nhờ họ hỗ trợ làm thủ tục, xin C/O nếu cần, giúp tiết kiệm thời gian/độ chính xác.

6. Các lưu ý pháp lý khi gửi hàng mẫu quốc tế

• Tránh khai sai mục đích/hàng hóa: Nếu khai “merchandise” (hàng buôn bán), hải quan có thể yêu cầu bạn nộp thuế và VAT.

• Nếu hàng chứa linh kiện điện tử, pin hoặc chất dễ cháy: cần dán nhãn Dangerous Goods và có chứng nhận chuyên biệt từ hãng.

• Có C/O nếu mẫu gắn kết với hợp đồng thương mại tương lai: giúp thuận lợi trong quá trình mở tờ khai số lượng lớn sau này.

• Giữ lại biên lai, hóa đơn, mã tracking để làm bằng chứng giao hàng, tránh tranh chấp nếu mẫu bị thất lạc.

7. Tóm tắt quy trình nhanh

8. Kết luận

Gửi hàng mẫu là bước đầu tiên quan trọng khi doanh nghiệp bắt tay vào xuất khẩu. Khi làm đúng quy trình—từ đóng gói, chuẩn bị chứng từ, lựa chọn dịch vụ đến quản lý giữa hai bên—quy trình trở nên đơn giản, nhanh gọn và chuyên nghiệp. Qua đó tăng khả năng tạo dựng niềm tin với đối tác và sẵn sàng bước vào thương mại quốc tế với khối lượng lớn.

Xem thêm: Hướng dẫn gửi thực phẩm khô từ Việt Nam đi châu Âu: Loại nào được gửi – loại nào bị cấm?

Xem thêm: Booking tải hàng không Hà Nội đi Jakarta

Xem thêm: Hướng Dẫn Đóng Gói Trái Cây Khi Vận Chuyển Bằng Đường Hàng Không