Gửi hàng quốc tế tiết kiệm cho shop online mới bắt đầu – Bí quyết giảm chi phí

1. Giới thiệu chung

Khi bắt đầu kinh doanh online và hướng tới thị trường quốc tế, việc gửi hàng hoá ra nước ngoài là bước then chốt. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển quốc tế thường cao và dễ gây “lỗ vốn” nếu không tối ưu. Vì vậy, việc nắm rõ bí quyết tiết kiệm sẽ giúp các shop mới kiểm soát chi phí, tăng cạnh tranh, và mở rộng thị trường hiệu quả hơn.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí gửi hàng quốc tế

2.1. Trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích (DIM weight)

Nhiều hãng vận chuyển tính cước theo giá lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích (dimensional weight). Nếu bạn dùng hộp quá to so với sản phẩm, sẽ dễ bị tính theo cân thể tích và cước cao hơn.

2.2. Kích thước kiện hàng và đóng gói

Hộp quá kích thước, không đúng chuẩn có thể làm tăng Dim weight, trong khi đóng gói quá nhẹ hoặc sơ sài có thể gây hư hại hàng – dẫn đến phí đổi trả hoặc bồi thường cao hơn .

2.3. Chọn dịch vụ phù hợp tốc độ và chi phí

Các hãng như DHL, FedEx, UPS… có nhiều gói từ tiết kiệm (economy) đến nhanh (express). Chọn gói hợp lý giúp tiết kiệm nếu không cần giao gấp .

2.4. Điều kiện hải quan, thuế, và chứng từ

Một số thị trường như Mỹ vừa áp dụng quy định mới về hải quan và thuế với hàng dưới $800 từ Trung Quốc – CBP đã dừng mức miễn thuế tối thiểu. Việc chuẩn bị chứng từ như hoá đơn thương mại, packing list, C/O… rất quan trọng khi gửi quốc tế.

3. 8 Bí quyết tiết kiệm chi phí – giải pháp cho shop mới

3.1. Tối ưu bao bì & đóng gói

• Sử dụng hộp có kích thước vừa vặn với hàng, tránh đóng quá rộng gây phí thể tích cao.

• Dùng bao bì nhẹ như túi nilon, poly mailers, bubble wrap, xốp khí giúp bảo vệ và giảm trọng lượng.

• Chèn đệm để tránh xóc vỡ, nhưng tiết kiệm không gian.

Ví dụ: shop quần áo có thể dùng túi nhựa nhẹ thay vì hộp carton, giảm cân đóng gói từ 300g xuống 120g – tiết kiệm đáng kể cước.

3.2. Gom đơn hàng (consolidation)

Với nhiều đơn nhỏ cùng điểm đến, hãy gom thành 1 lô hàng để gửi chung. Với đường biển hoặc hàng không LCL, ship hàng cùng vùng giúp hưởng mức cước nhóm rẻ hơn.

3.3. Chọn dịch vụ “economic”

Nếu không cần giao siêu nhanh, chọn gói như FedEx International Economy, DHL Economy, UPS Worldwide Expedited,… giúp giảm 20–50% so với express.

3.4. Mở tài khoản doanh nghiệp & mua trước label

Mở tài khoản doanh nghiệp với các hãng vận chuyển sẽ nhận được ưu đãi giá, chiết khấu volume shipment và miễn phí đóng gói giá sỉ. Mua trước label (pre-paid labels) nếu gửi thường xuyên có thể giảm thêm chút phí .

3.5. Đàm phán giá cước

Nếu shop gửi đều đặn, thương lượng được hợp đồng ưu đãi với đơn vị vận chuyển (FedEx, DHL, ViettelPost…) là cách tốt để giảm chi phí theo kỳ.

3.6. Theo dõi surcharge và phí phụ phát sinh

Các phụ phí như nhiên liệu (fuel surcharge), phí xăng dầu, phí remote area, surcharge theo mùa… có thể tăng chi phí đột ngột. Theo dõi lịch thay đổi phí để điều chỉnh giá bán hoặc chính sách ship.

3.7. Làm thủ tục hải quan và chuẩn chứng từ hoàn chỉnh

Chuẩn bị hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), packing list, Bill of Lading/Air Waybill, chứng nhận xuất xứ nếu cần (ví dụ Form E), giúp thông quan nhanh và tránh phạt, lưu giữ hình ảnh đóng gói làm bằng chứng nếu kiện hàng gặp sự cố.

3.8. Theo dõi và liên lạc người nhận chủ động

Thông báo mã tracking cho khách, giữ liên hệ shipper và đơn vị vận chuyển để xử lý nhanh vấn đề phát sinh, tránh delay hoặc phí phát sinh thêm.

4. Ví dụ thực tế

Ví dụ A: Shop thời trang Việt gửi đơn áo đến Mỹ

• Sản phẩm: áo thun cotton, cân nặng 200g.

• Đóng gói: dùng poly mailer 120g, size vừa vặn → tổng trọng lượng 320g (~0.32kg).

• Chọn gói: USPS First‑Class International (flat rate nhỏ), hoặc UPS Worldwide Expedited – chi phí ~$15–20 USD.

• Nếu gói bằng hộp lớn (400 g trọng lượng kiện) thì cước lên tới ~$30–35 USD do Dim weight cao.

Nếu gom 5 đơn cùng điểm đến: gửi một lần gộp 5 áo giảm phí trên đơn xuống còn ~$12 đến ~15 USD/đơn và rút ngắn công in mã, shipper, tracking code.

Ví dụ B: Shop đồ điện tử nhỏ gửi sang Nhật

• Yêu cầu tĩnh điện: sử dụng túi chống tĩnh điện, chèn xốp, dán nhãn “FRAGILE”; đo kích thước và cân chính xác để tránh phát sinh phí volumetric hoặc lệ phí xử lý hàng đặc biệt.

• Shop dùng FedEx International Economy Freight nếu lô có nhiều đơn nhỏ hoặc có lô > 30kg → giá tốt hơn express, vẫn track được và đảm bảo thời gian ~5–7 ngày.

5. Lộ trình triển khai cụ thể cho shop mới

1. Khảo sát thị trường khách hàng hướng đến (Mỹ, EU, Nhật…) để xác định quốc gia và hãng vận chuyển phù hợp.

2. Mở tài khoản vận chuyển nếu gửi thường xuyên (DHL, FedEx, ViettelPost…) để nhận ưu đãi.

3. Lựa dụng cụ đóng gói tối ưu: thay poly mailer nhẹ; dùng hộp đúng size nếu cần bảo vệ tốt.

4. Xác định gói dịch vụ phù hợp: ưu tiên economy nếu không cần giao nhanh.

5. Tính cước và lên chính sách phí ship rõ ràng: tránh mất mát margin.

6. Theo dõi lịch cập nhật phụ phí vận chuyển và điều chỉnh kịp thời.

7. Thống kê báo cáo định kỳ: phí ship, hư hỏng, hoãn hàng để tối ưu hơn.

8. Tìm đối tác gom hàng hoặc dịch vụ logistics nội địa quốc tế (consolidation) khi khối lượng tăng dần để tiếp tục tiết kiệm cước.

6. Lưu ý đặc biệt với chính sách hạn ngạch và thuế

Chính phủ Mỹ từ tháng 5/2025 đã dừng miễn thuế CBP với hàng dưới $800 xuất xứ từ Trung Quốc–Hong Kong. Điều này khiến chi phí thủ tục và thuế tăng với đơn hàng nhỏ giá trị thấp, ảnh hưởng đến các shop nhỏ bán sang Mỹ: cần chuẩn bị kỹ tài liệu và cân nhắc nguồn xuất xứ sản phẩm.

Gồm cả rủi ro bị đánh thuế và xử lý hồ sơ phức tạp hơn – cần cân nhắc gom chung nhiều đơn hoặc tính lại lợi nhuận sau thuế khi bán hàng thấp giá trị.

7. Tổng kết

• Tối ưu đóng gói: giảm tối đa trọng lượng và thể tích không cần thiết.

• Chọn đúng dịch vụ: ưu tiên gói tiết kiệm phù hợp nhu cầu.

• Gom đơn & đàm phán hợp đồng: nếu gửi đều đặn, cơ hội giảm chi phí cao hơn.

• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ, theo dõi surcharge: tránh chi phí phát sinh, delay, phạt.

• Theo dõi hiệu quả định kỳ: điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Khi kết hợp hợp lý các bí quyết trên, shop online mới bắt đầu có thể giảm đến 30–50% chi phí gửi hàng quốc tế so với gửi một cách ngẫu nhiên, tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành ban đầu và tạo nền tảng phát triển lâu dài.

Xem thêm: Mỹ Phẩm Làm Đẹp Cùng 6 Thông Tin Cơ Bản

Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt hàng Trung Quốc 

Xem thêm: GỬI HỎA TỐC SẢN PHẨM HANDMADE WORKSHOP – AN TOÀN, NHANH CHÓNG, UY TÍN