Vận chuyển hàng máy móc từ Nhật về Việt Nam – có cần kiểm định không?

1. Giới thiệu chung

Trong bối cảnh nhập khẩu máy móc – đặc biệt là từ Nhật – về Việt Nam, việc kiểm định là một khâu bắt buộc theo quy định của Decision 18/2019/QĐ-TTg của Thủ tướng, dưới sự quản lý chặt chẽ từ Bộ Khoa học & Công nghệ (MOST) và Hải quan. Mục tiêu của quy định là đảm bảo an toàn, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, tránh sử dụng máy móc cũ, kém chất lượng.

2. Căn cứ pháp lý & khung quản lý

• Decision 18/2019/QĐ-TTg (có hiệu lực từ 15/6/2019): quy định cụ thể về kiểm định máy móc cũ hoặc thiết bị công nghệ trước khi nhập khẩu.
• MOST là cơ quan thẩm quyền: cấp phép, công bố danh sách tổ chức kiểm định đủ năng lực .
• Hải quan yêu cầu chứng nhận kiểm định khi làm thủ tục nhập khẩu máy móc.

3. Máy móc có cần kiểm định?

• Máy móc mới (chưa qua sử dụng): không yêu cầu kiểm định theo Decision 18.
• Máy móc đã qua sử dụng (used machinery): cần kiểm định nếu:

1. 1. Được sản xuất cách đây ≤ 10 năm

   2. Máy phải đạt ≥ 85% công suất thiết kế và tiêu hao ≤ 115% tiêu chuẩn công bố

   3. Trường hợp quá 10 năm: phải có Đề án kỹ thuật – được MOST chấp thuận

4. Quy trình kiểm định

Đối với máy cũ (≤10 năm):

1. Lựa chọn tổ chức kiểm định: nằm trong danh sách theo MOST công bố .
2. Kiểm tra thực tế theo tiêu chí: niên hạn, công suất, tiêu thụ năng lượng, an toàn kỹ thuật.
3. Cấp “Inspection Certificate”: bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, cơ quan kiểm định đóng dấu.
4. Lưu trữ chứng nhận để nộp cùng bộ hồ sơ khai hải quan.

5. Hồ sơ nhập khẩu cần chuẩn bị

Khi khai thông quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hồ sơ yêu cầu kiểm định (nếu máy đã qua sử dụng).

• Giấy đăng ký chất lượng thiết bị theo quy định MOST.

• Chứng nhận nhà sản xuất: năm sản xuất, tiêu chuẩn máy (nếu từ G7/Korea/Japan) – phải được chứng thực lãnh sự + dịch sang tiếng Việt

• Chứng nhận kiểm định (inspection certificate).

• Chứng minh đáp ứng Decision 18, nếu nhập máy >10 năm cần giấy phê duyệt của MOST

• Các giấy tờ cơ bản: Invoice, Packing List, Bill of Lading, CO, Giấy đăng ký kinh doanh.

6. Trường hợp đặc biệt

Máy cũ >10 năm

Phải nộp thêm tài liệu:

• Lý do cần dùng máy (như không có máy mới thay thế, tiết kiệm chi phí).
• Phương án kỹ thuật đảm bảo năng lực máy >85%, tiêu hao ≤115%.
• Đề án nhập khẩu được MOST phê duyệt

7. Nhập máy từ Nhật – lợi thế đặc biệt

• Nhật là nước G7, theo Decision 18 chứng nhận từ nhà sản xuất có thể thay cho kiểm định (nếu đủ điều kiện) .
• Thêm điệp xuất khẩu tăng mạnh: trong Q1/2025, máy móc từ Nhật chiếm trên 1,23 tỉ USD nhập khẩu vào Việt Nam – tăng 30,8% .
• Việc cung cấp Giấy chứng nhận từ hãng sản xuất giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian kiểm định.

8. Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Máy laser marker đã qua sử dụng – 2018 – từ Nhật

• Xuất kho: máy sản xuất tháng 7/2018 (7 năm), đủ yêu cầu ≤10 năm.

• Cung cấp: Giấy chứng nhận sản xuất, chứng nhận kiểm định từ tổ chức VN.

• Nộp hồ sơ kèm chứng chỉ khi khai Hải quan → Thông quan nhanh, không cần phê duyệt đặc biệt .

Ví dụ 2: Máy dập >12 năm tuổi – Japan

• Máy sản xuất năm 2010 – đã 15 năm > 10 năm → phải lập đề án kỹ thuật và xin phê duyệt từ MOST.

• Bổ sung hồ sơ: Giấy phân tích chi tiết công suất, mục đích sử dụng cụ thể, văn bản phê duyệt phức tạp.

• Thời gian nhập khẩu kéo dài, chi phí cao hơn nhưng vẫn có thể được chấp nhận theo quy trình.

9. Chi phí – thời gian – rủi ro

• Máy mới: đơn giản, nhanh chóng (≈1–2 ngày nếu hồ sơ đầy đủ).

• Máy cũ ≤ 10 năm từ Nhật/G7: thêm phí kiểm định (~5–10 triệu đồng), xử lý giấy tờ thêm vài ngày.

• Máy cũ > 10 năm: cần đề án MOST, hồ sơ phức tạp, có thể mất vài tuần đến vài tháng, chi phí thủ tục cao, rủi ro bị trả lại nếu không đạt yêu cầu.

10. Lời khuyên hữu ích

• Chọn máy ≤ 10 năm tuổi để tránh phức tạp kiểm định, tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Nhập từ Nhật/G7: tận dụng giấy chứng nhận sản xuất tiếng Anh, dịch thuật và lãnh sự, giảm thủ tục.

• Sử dụng tổ chức kiểm định uy tín theo danh sách MOST để hồ sơ rõ ràng, nhanh chóng.

• Chuẩn bị đề án kỹ thuật nếu vượt niên hạn, để tăng tỷ lệ thành công khi xin phép.

• Tư vấn chuyên môn: nhờ hỗ trợ từ logistics, công ty kiểm định, hải quan để tránh thiếu sót hồ sơ.

11. Bảng tóm tắt quy định kiểm định

12. Kết luận

Máy móc mới từ Nhật nhập khẩu dễ dàng, không kiểm định.

Máy cũ ≤ 10 năm cần kiểm định (inspection certificate), giấy NSX – nhưng quy trình đơn giản nếu chọn đúng tổ chức kiểm định.

Máy cũ > 10 năm phức tạp nhất – cần phê duyệt MOST, đề án và hồ sơ chi tiết.

Việc hiểu rõ Decision 18 và tận dụng lợi thế Nhật/G7 sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và đẩy nhanh thời gian nhập khẩu.

Xem thêm: Đồng Nai xuất khẩu găng tay y tế sang Nhật Bản – Thị trường khó tính, lợi nhuận cao

Xem thêm: Ba điểm đến không thể bỏ lỡ khi du lịch Nhật Bản vào mùa xuân 

Xem thêm: Nhu cầu mua hộ hàng Nhật Bản