Gửi tài liệu quốc tế tưởng dễ mà không đơn giản
Việc gửi tài liệu từ Việt Nam đi nước ngoài (hoặc ngược lại) đã không còn là điều xa lạ – từ hồ sơ xin visa, đơn xin học bổng, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân đến hợp đồng kinh doanh. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ quy trình và yêu cầu của hải quan, bạn rất dễ gặp rủi ro khiến tài liệu bị giữ lại, kiểm tra kéo dài, hoặc nghiêm trọng hơn là bị trả về hoặc tiêu hủy.
Đối với nhiều người mới gửi lần đầu, 5 lỗi sau đây là nguyên nhân chính khiến tài liệu “không cánh mà bay” hoặc “nằm chết dí” ở cửa khẩu. Hãy cùng Đồng Nai Logistics điểm mặt từng lỗi và hướng dẫn phòng tránh một cách đơn giản, dễ hiểu nhất.
1. Khai báo không đầy đủ hoặc sai thông tin tài liệu
Vấn đề:
Nhiều người chỉ viết mô tả ngắn gọn như “documents” hoặc “papers” khi khai báo với hải quan. Đây là mô tả quá mơ hồ, khiến cơ quan kiểm tra phải mở ra xem nội dung cụ thể.
Hậu quả:
- Tài liệu bị giữ lại để soi chiếu/xét tay.
- Bị nghi là chứa nội dung nhạy cảm.
- Chậm thông quan, phải bổ sung giấy tờ, thậm chí bị hoàn hàng.
Cách phòng tránh:
- Ghi mô tả rõ ràng, cụ thể: “hồ sơ xin visa du học Đức”, “hợp đồng kinh doanh không có giá trị pháp lý”, “chứng từ kê khai thuế bản sao”.
- Nếu gửi bản gốc: đính kèm thư giải trình hoặc giấy xác nhận giá trị sử dụng.
- Với giấy tờ cá nhân như hộ chiếu, chứng minh thư: nên gửi bản sao công chứng nếu không bắt buộc bản chính.
2. Gửi những loại tài liệu bị hạn chế hoặc cần giấy phép
Vấn đề:
Một số tài liệu không được phép vận chuyển quốc tế hoặc bị giới hạn theo quy định của nước nhập khẩu.
Ví dụ:
- Tài liệu pháp lý chưa công chứng, tài liệu chính trị, tài liệu liên quan quốc phòng.
- Hóa đơn tài chính chưa kê khai.
- Hồ sơ y tế chứa thông tin cá nhân chưa mã hóa.
Hậu quả:
- Bị tịch thu, tiêu hủy hoặc trả lại.
- Có thể bị phạt hành chính, ảnh hưởng hồ sơ xin visa.
- Làm mất thời gian xử lý thủ tục.
Cách phòng tránh:
Liên hệ đơn vị vận chuyển để hỏi trước về danh mục tài liệu cấm.
Nếu vẫn cần gửi, hãy chuẩn bị các giấy phép liên quan như:
- Giấy xác nhận của trường, cơ quan.
- Công văn hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần).
Luôn giữ bản sao hoặc chứng từ thay thế đề phòng rủi ro.
3. Đóng gói tài liệu sơ sài, không đúng chuẩn
Vấn đề:
Dùng phong bì giấy mỏng, không chống nước, không lót đệm hoặc không niêm phong kỹ – đặc biệt khi gửi qua nhiều chặng, quá trình bốc dỡ dễ làm hỏng tài liệu.
Hậu quả:
- Rách, nhàu, dính nước → mất giá trị.
- Bị nghi ngờ là hàng giả mạo, phải kiểm tra kỹ hơn.
- Tài liệu có thể thất lạc nếu rơi ra khỏi phong bì.
Cách phòng tránh:
- Dùng túi chống nước + bìa cứng để bảo vệ tài liệu khỏi va đập và độ ẩm.
- Dán tem “DO NOT BEND” (Không được gập) và “DOCUMENTS”.
- Dán kín các mép, ghi địa chỉ rõ ràng trên cả mặt trước và sau.
Mẹo nhỏ: Gửi kèm bản scan tài liệu qua email hoặc lưu trữ online để có phương án thay thế khi có sự cố.
4. Ghi thiếu thông tin người nhận hoặc địa chỉ không rõ ràng
Vấn đề:
Một số trường hợp chỉ ghi “Nguyen Van A, Berlin, Germany” mà không có mã zip, số nhà, số điện thoại.
Hậu quả:
- Hàng bị trả về hoặc treo tại kho hàng sân bay.
- Không có ai nhận – gây thất lạc.
- Tăng thời gian giao hàng, ảnh hưởng đến lịch trình người nhận.
Cách phòng tránh:
Ghi đầy đủ thông tin theo chuẩn quốc tế:
- Tên người nhận (viết không dấu nếu nước nhận không dùng tiếng Việt).
- Số nhà, tên đường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Mã ZIP, số điện thoại và email nếu có.
In thông tin ra giấy, dán bên ngoài kiện hàng.
5. Chọn sai đơn vị vận chuyển – không hỗ trợ thủ tục
Vấn đề:
Nhiều người ham rẻ, chọn dịch vụ không có kinh nghiệm gửi hàng quốc tế. Các đơn vị này:
- Không hiểu rõ thủ tục hải quan.
- Không có mã tracking rõ ràng.
- Không chịu trách nhiệm nếu hàng bị kẹt lại hoặc bị mất.
Hậu quả:
- Hàng đi “bặt vô âm tín”.
- Bạn không thể làm gì khi hàng bị giữ hoặc thất lạc.
- Gây tổn thất tài chính, mất uy tín nếu là hàng công việc.
Cách phòng tránh:
Ưu tiên đơn vị vận chuyển có hỗ trợ A–Z:
- Khai báo hải quan.
- Tư vấn trước khi gửi.
- Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực.
- Giao hàng tận nơi, có người đại diện tại nước đến.
Đồng Nai Logistics là đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực gửi tài liệu quốc tế, đặc biệt các tuyến Đức, Mỹ, Úc, Canada,… Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị đến giao tận tay người nhận.
Gửi tài liệu quốc tế – Cẩn thận để không “mất trắng”
Dù chỉ là vài tờ giấy, nếu gửi sai cách, bạn có thể mất cả thời gian lẫn cơ hội quan trọng – như lỡ hạn nộp hồ sơ, mất hợp đồng, hoặc rắc rối pháp lý không đáng có.
Ghi nhớ 5 lỗi phổ biến trên là bước đầu giúp bạn tự tin gửi tài liệu đi quốc tế. Hãy chuẩn bị kỹ càng, chọn đơn vị chuyên nghiệp, và luôn có phương án dự phòng.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và đặt lịch vận chuyển!
Xem thêm: Dịch Vụ Gửi Tài Liệu Hỏa Tốc từ Đồng Nai đi Trung Quốc 2025
Xem thêm: Vận Chuyển Tài Liệu Từ Đà Nẵng Đến Anh Nhanh Chóng
Xem thêm: Bảng Giá Gửi Tài Liệu, Hàng Hóa Từ Hồ Chí Minh Đi Hà Nội, Đà Nẵng
