Những tình huống xấu thường xảy ra khi gửi hàng đi nước ngoài

Gửi hàng đi nước ngoài đang trở thành nhu cầu phổ biến. Cá nhân và doanh nghiệp đều có nhu cầu gửi hàng quốc tế. Hàng hóa có thể được gửi cho người thân, khách hàng hoặc đối tác.

Tuy nhiên, vận chuyển hàng quốc tế có nhiều công đoạn. Hàng hóa phải đi qua nhiều khâu kiểm tra. Mỗi quốc gia cũng có quy định riêng về hàng nhập khẩu.

Vì vậy, trong quá trình gửi hàng quốc tế, một số tình huống không mong muốn có thể xảy ra. Hàng có thể bị chậm. Hàng có thể bị giữ để kiểm tra. Một số trường hợp còn phát sinh thêm chi phí.

Việc hiểu trước các rủi ro giúp người gửi chủ động hơn. Khách hàng cũng có thể chuẩn bị hàng đúng quy định. Từ đó, quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi hơn.

1. Hàng hóa bị giữ để kiểm tra

Đây là tình huống có thể xảy ra khi gửi hàng đi nước ngoài.

Hàng hóa quốc tế phải trải qua các bước kiểm tra theo quy định. Cơ quan chức năng có thể kiểm tra nội dung bên trong. Việc kiểm tra nhằm xác định hàng hóa có phù hợp với quy định hay không.

Nếu hàng thuộc nhóm cần kiểm tra thêm, thời gian xử lý có thể kéo dài. Khách hàng có thể phải chờ thêm trước khi hàng được tiếp tục vận chuyển.

Để hạn chế tình trạng này, người gửi nên khai báo chính xác nội dung hàng. Không nên ghi thông tin quá chung chung. Các thông tin về hàng hóa cần rõ ràng và trung thực.

2. Hàng bị yêu cầu bổ sung giấy tờ

Một số loại hàng cần giấy tờ bổ sung. Yêu cầu có thể khác nhau tùy mặt hàng và quốc gia nhận.

Nếu thông tin chưa đầy đủ, đơn hàng có thể bị tạm dừng. Người gửi có thể phải bổ sung thông tin hoặc giấy tờ theo yêu cầu.

Trường hợp này thường làm tăng thời gian xử lý. Vì vậy, trước khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên hỏi rõ đơn vị vận chuyển về yêu cầu đối với từng loại hàng.

3. Hàng bị chậm so với thời gian dự kiến

Thời gian vận chuyển hàng quốc tế thường chỉ mang tính dự kiến. Hành trình thực tế có thể thay đổi.

Lịch bay có thể thay đổi. Thời tiết cũng có thể ảnh hưởng đến chuyến bay. Hàng hóa có thể phải chờ xử lý tại sân bay hoặc cửa khẩu.

Ngoài ra, một số đơn hàng phải đi qua nhiều chặng. Điều này cũng có thể làm thời gian giao hàng kéo dài.

Nếu hàng cần giao đúng dịp đặc biệt, khách hàng nên gửi sớm. Không nên gửi quá sát ngày cần nhận.

4. Hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển

Thất lạc hàng là tình huống không ai mong muốn. Tuy nhiên, rủi ro này vẫn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.

Hàng quốc tế có thể đi qua nhiều điểm trung chuyển. Hàng cũng được xử lý bởi nhiều bộ phận khác nhau.

Việc ghi thông tin không rõ ràng có thể gây khó khăn cho quá trình xác định đơn hàng.

Để hạn chế rủi ro, người gửi nên ghi đầy đủ thông tin. Mã vận đơn cũng cần được lưu lại. Khách hàng nên theo dõi hành trình của đơn hàng.

5. Hàng bị giao nhầm địa chỉ

Thông tin người nhận là yếu tố rất quan trọng.

Nếu địa chỉ bị sai, nhân viên giao hàng có thể không tìm được người nhận. Số điện thoại sai cũng khiến việc liên hệ trở nên khó khăn.

Một số trường hợp hàng phải chờ xác nhận lại địa chỉ. Điều này làm thời gian giao hàng kéo dài.

Trước khi gửi, khách hàng nên kiểm tra kỹ:

• Họ tên người nhận.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ.
• Thành phố.
• Mã bưu chính.
• Quốc gia nhận hàng.

Thông tin càng chính xác thì quá trình giao hàng càng thuận lợi.

6. Người nhận không nhận được hàng

Có trường hợp hàng đã đến nước nhận nhưng chưa thể giao thành công. Người nhận có thể không có mặt tại địa chỉ. Số điện thoại cũng có thể không liên lạc được. Một số trường hợp người nhận không biết hàng đã đến. Khi đó, đơn vị giao hàng phải liên hệ lại. Nếu không thể giao hàng sau nhiều lần, hàng có thể được xử lý theo quy định của đơn vị vận chuyển. Do đó, người gửi nên thông báo trước cho người nhận. Người nhận cũng cần giữ điện thoại để thuận tiện liên hệ.

7. Hàng bị từ chối nhập khẩu

Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu riêng. Không phải tất cả hàng hóa đều được phép nhập khẩu. Một mặt hàng có thể được phép vận chuyển ở quốc gia này. Nhưng lại bị hạn chế tại quốc gia khác. Nếu hàng không đáp ứng điều kiện nhập khẩu, lô hàng có thể bị từ chối. Tùy trường hợp, hàng có thể được yêu cầu trả lại. Người gửi cũng có thể phát sinh thêm chi phí. Đây là lý do khách hàng nên kiểm tra quy định của nước nhận trước khi gửi hàng đi nước ngoài.

8. Hàng bị phát sinh thuế và chi phí

Một số đơn hàng có thể phát sinh thuế hoặc phí tại nước nhận. Mức phí phụ thuộc vào loại hàng. Giá trị hàng hóa và quy định của từng quốc gia cũng có thể ảnh hưởng đến khoản phí. Ngoài thuế, một số trường hợp còn phát sinh phí lưu kho. Phí xử lý hoặc phí giao hàng cũng có thể được áp dụng. Khách hàng nên hỏi rõ về các khoản phí trước khi gửi. Điều này giúp chủ động chuẩn bị ngân sách.

9. Hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Hàng hóa quốc tế thường trải qua nhiều khâu bốc xếp. Hàng cũng có thể phải trung chuyển nhiều lần. Nếu đóng gói không đúng cách, hàng dễ bị hư hỏng. Hàng dễ vỡ có thể bị nứt hoặc vỡ. Hàng thực phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu không được bảo quản phù hợp. Vì vậy, đóng gói là bước rất quan trọng.

Hàng dễ vỡ nên sử dụng vật liệu chống sốc. Thùng đóng hàng cần phù hợp với kích thước sản phẩm.

10. Hàng bị móp méo hoặc biến dạng

Không chỉ hàng dễ vỡ mới có nguy cơ hư hỏng. Một số sản phẩm có thể bị móp hoặc biến dạng do tác động bên ngoài. Thùng carton quá mỏng cũng có thể làm hàng bên trong bị ảnh hưởng. Người gửi nên lựa chọn bao bì phù hợp. Không nên sử dụng thùng đã quá cũ hoặc bị hư hỏng.

Nếu hàng có giá trị cao, nên trao đổi trước với đơn vị vận chuyển về phương án đóng gói phù hợp.

11. Hàng bị trả về người gửi

Một số đơn hàng có thể bị trả về. Nguyên nhân có thể do người nhận từ chối nhận hàng. Địa chỉ không chính xác. Hàng không đáp ứng quy định nhập khẩu. Khi hàng bị trả về, người gửi có thể phải thanh toán thêm chi phí. Thời gian xử lý cũng có thể kéo dài. Vì vậy, khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi.

12. Hàng thuộc nhóm cấm hoặc hạn chế vận chuyển

Đây là một trong những vấn đề cần đặc biệt lưu ý. Không phải sản phẩm nào cũng được phép gửi hàng quốc tế. Một số nhóm hàng có thể bị hạn chế hoặc yêu cầu điều kiện riêng. Ví dụ như thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, chất lỏng, pin, sản phẩm từ động vật và một số sản phẩm đặc biệt. Quy định có thể khác nhau tùy tuyến. Khách hàng không nên tự ý gửi những mặt hàng chưa xác định rõ điều kiện vận chuyển. Hãy cung cấp thông tin hàng cho đơn vị vận chuyển để được kiểm tra trước.

13. Khai sai thông tin hàng hóa

Một số khách hàng có thể ghi thông tin hàng quá sơ sài. Một số trường hợp khai không đúng nội dung thực tế. Điều này có thể gây khó khăn khi hàng được kiểm tra. Nếu thông tin không phù hợp với hàng thực tế, đơn hàng có thể bị yêu cầu kiểm tra thêm.

Vì vậy, người gửi cần cung cấp thông tin chính xác. Không nên khai sai tên, số lượng hoặc đặc điểm hàng hóa để giảm chi phí.

14. Hàng bị lưu kho lâu

Hàng có thể bị lưu kho nếu chưa thể giao cho người nhận. Hàng cũng có thể chờ xử lý do thiếu thông tin. Thời gian lưu kho kéo dài có thể làm phát sinh thêm chi phí. Một số loại hàng còn có nguy cơ ảnh hưởng chất lượng. Đặc biệt, thực phẩm và những mặt hàng có hạn sử dụng cần được chú ý. Người gửi nên theo dõi đơn hàng thường xuyên. Khi có yêu cầu bổ sung thông tin, cần xử lý sớm.

15. Thay đổi lịch bay hoặc tuyến vận chuyển

Vận chuyển bằng đường hàng không phụ thuộc vào lịch bay. Trong một số trường hợp, chuyến bay có thể thay đổi. Hàng có thể được chuyển sang chuyến bay khác. Một số trường hợp phải thay đổi tuyến. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.

Khách hàng nên chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng. Khi có thay đổi, nên liên hệ với đơn vị vận chuyển để được cập nhật.

16. Cách hạn chế những tình huống xấu khi gửi hàng đi nước ngoài

Không thể loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro. Tuy nhiên, người gửi có thể chủ động giảm thiểu các vấn đề thường gặp.

Kiểm tra hàng trước khi gửi

Trước tiên, cần xác định rõ loại hàng. Kiểm tra xem hàng có được phép vận chuyển đến quốc gia nhận hay không.

Cung cấp thông tin chính xác

Thông tin người gửi và người nhận cần đầy đủ. Đặc biệt là địa chỉ và số điện thoại.

Đóng gói cẩn thận

Bao bì phải phù hợp với sản phẩm. Hàng dễ vỡ cần có lớp bảo vệ bên trong.

Tìm hiểu quy định của nước nhận

Mỗi quốc gia có quy định khác nhau. Vì vậy, nên tìm hiểu trước khi gửi.

Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ kiểm tra hàng. Đồng thời tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp.

Theo dõi đơn hàng thường xuyên

Sau khi gửi, khách hàng nên lưu mã vận đơn. Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh.

17. Lựa chọn đơn vị vận chuyển an toàn

Lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng quốc tế uy tín là yếu tố quan trọng khi gửi hàng đi nước ngoài. Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp khách hàng hạn chế nhiều rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Trước khi gửi hàng, khách hàng nên tìm hiểu kỹ về đơn vị vận chuyển. Nên ưu tiên những đơn vị có thông tin rõ ràng. Đơn vị cần có địa chỉ và thông tin liên hệ cụ thể.

Khách hàng cũng nên hỏi rõ về quy trình gửi hàng đi nước ngoài. Các bước tiếp nhận, đóng gói và vận chuyển cần được tư vấn cụ thể.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra chi phí vận chuyển trước khi gửi. Hãy hỏi rõ giá cước và những khoản phí có thể phát sinh. Điều này giúp hạn chế tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Khách hàng cũng nên lựa chọn đơn vị có hệ thống theo dõi đơn hàng. Việc theo dõi hành trình giúp người gửi biết được tình trạng hàng hóa. Khi có vấn đề phát sinh, khách hàng có thể liên hệ và xử lý sớm.

Đối với hàng dễ vỡ hoặc hàng có giá trị cao, nên hỏi kỹ về phương án đóng gói và chính sách hỗ trợ khi xảy ra sự cố.

Một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp cũng cần tư vấn rõ những mặt hàng được phép gửi. Đồng thời thông báo trước các yêu cầu của quốc gia nhận hàng.

Lựa chọn đúng đơn vị vận chuyển không chỉ giúp hàng hóa được giao đúng quy trình mà còn giúp khách hàng yên tâm hơn trong suốt quá trình gửi hàng quốc tế.

18. Những điều cần hỏi trước khi gửi hàng quốc tế

Trước khi sử dụng dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài, khách hàng nên hỏi rõ:

• Hàng có được phép gửi không?
• Thời gian vận chuyển dự kiến bao lâu?
• Chi phí vận chuyển bao nhiêu?
• Có phát sinh thuế hoặc phí tại nước nhận không?
• Hàng cần đóng gói như thế nào?
• Có cần bổ sung giấy tờ không?
• Có hỗ trợ theo dõi hành trình không?
• Chính sách xử lý khi hàng bị chậm hoặc phát sinh vấn đề như thế nào?

Việc hỏi rõ ngay từ đầu giúp khách hàng chủ động hơn. Đồng thời hạn chế những chi phí và thời gian phát sinh không mong muốn.

Kết luận

Gửi hàng đi nước ngoài mang lại nhiều tiện ích. Tuy nhiên, quá trình vận chuyển quốc tế có thể phát sinh nhiều tình huống khác nhau.

Hàng có thể bị kiểm tra. Đơn hàng có thể chậm. Một số trường hợp có thể phát sinh thêm chi phí. Hàng cũng có thể bị yêu cầu bổ sung thông tin hoặc trả về người gửi.

Để hạn chế rủi ro, khách hàng nên chuẩn bị hàng đúng quy định. Thông tin người nhận cần chính xác. Hàng hóa cần được đóng gói phù hợp.

Quan trọng nhất là lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế có kinh nghiệm. Đơn vị uy tín sẽ hỗ trợ tư vấn tuyến gửi. Đồng thời giúp khách hàng kiểm tra điều kiện vận chuyển và theo dõi đơn hàng.

Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình vận chuyển hàng quốc tế diễn ra thuận lợi hơn. Khách hàng cũng có thể chủ động hơn về thời gian và chi phí.
Xem thêm: Gửi nấm khô sang Mỹ: Quy định và lưu ý khi vận chuyển

Xem thêm: Vận chuyển máy vi tính và linh kiện điện tử đến Mỹ như thế nào?

Xem thêm: Vận chuyển xuyên biên giới: Cơ hội và áp lực mới