Hàng Bị Giữ Hải Quan: 7 Nguyên Nhân Phổ Biến Và Cách Xử Lý

Hàng bị giữ hải quan có thể khiến doanh nghiệp chậm giao hàng, phát sinh chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng. Tình trạng này xảy ra khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu hiểu rõ nguyên nhân và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro và xử lý nhanh chóng khi phát sinh sự cố.

1. Khai Báo Thông Tin Không Chính Xác

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến lô hàng bị cơ quan hải quan giữ lại là sai sót trong quá trình khai báo. Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Sai tên hàng hóa.
• Sai mã HS.
• Sai số lượng hoặc trọng lượng.
• Sai trị giá hàng hóa.

Khi phát hiện sự khác biệt giữa hồ sơ khai báo và thực tế kiểm tra, hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm hóa chi tiết.

Cách xử lý:

• Kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai báo.
• Đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List và tờ khai.
• Thực hiện khai sửa đổi nếu phát hiện sai sót.

  

2. Thiếu Hồ Sơ Hoặc Chứng Từ Bắt Buộc

Một số mặt hàng cần bổ sung giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành trước khi thông quan.

Các chứng từ thường được yêu cầu gồm:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Giấy kiểm dịch.
• Giấy công bố chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• MSDS đối với hàng hóa đặc biệt.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, lô hàng có thể bị tạm dừng thông quan cho đến khi doanh nghiệp bổ sung giấy tờ hợp lệ.

Cách xử lý:

• Xác định trước các yêu cầu quản lý chuyên ngành.
• Chuẩn bị hồ sơ từ trước khi hàng đến cảng hoặc sân bay.
• Theo dõi các quy định mới nhất của cơ quan chức năng.

3. Hàng Hóa Thuộc Diện Kiểm Tra Chuyên Ngành

Nhiều sản phẩm phải trải qua quy trình kiểm tra trước khi được phép lưu thông.

Các nhóm hàng thường bị kiểm tra gồm:

• Thực phẩm.
• Mỹ phẩm.
• Thiết bị y tế.
• Hóa chất.
• Nông sản.

Quá trình kiểm tra có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần tùy loại hàng.

Cách xử lý:

• Chủ động đăng ký kiểm tra sớm.
• Chuẩn bị mẫu thử theo yêu cầu.
• Theo dõi tiến độ xử lý của cơ quan chuyên ngành.

4. Nghi Ngờ Gian Lận Xuất Xứ Hàng Hóa

Trong bối cảnh nhiều thị trường tăng cường kiểm soát nguồn gốc xuất xứ, các lô hàng có dấu hiệu bất thường sẽ được kiểm tra kỹ hơn.

Những trường hợp dễ bị chú ý:

• Thay đổi xuất xứ không hợp lý.
• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc thiếu minh bạch.
• Thông tin trên chứng từ không đồng nhất.

Cách xử lý:

• Lưu trữ hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu.
• Chuẩn bị chứng từ chứng minh quá trình sản xuất.
• Sử dụng C/O được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

  

5. Hàng Hóa Thuộc Danh Mục Quản Lý Đặc Biệt

Một số mặt hàng chịu sự kiểm soát chặt chẽ của Nhà nước.

Ví dụ:

• Hóa chất nguy hiểm.
• Pin lithium.
• Thiết bị phát sóng.
• Dược phẩm.
• Tiền chất công nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện nhập khẩu hoặc xuất khẩu, lô hàng sẽ bị tạm giữ để kiểm tra.

Cách xử lý:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi giao dịch.
• Xin giấy phép theo đúng quy định.
• Tham khảo đơn vị logistics có kinh nghiệm.

6. Kiểm Tra Thực Tế Hàng Hóa

Hải quan có quyền kiểm tra thực tế khi đánh giá lô hàng có rủi ro cao hoặc thuộc diện kiểm tra ngẫu nhiên.

Quá trình này nhằm xác nhận:

• Chủng loại hàng.
• Số lượng thực tế.
• Tình trạng đóng gói.
• Mức độ phù hợp với hồ sơ khai báo.

Trong thời gian kiểm tra, việc thông quan sẽ tạm thời bị gián đoạn.

Cách xử lý:

• Hợp tác đầy đủ với cơ quan hải quan.
• Chuẩn bị nhân sự hỗ trợ kiểm hóa.
• Cung cấp hồ sơ theo yêu cầu.

  

7. Nợ Thuế Hoặc Chưa Hoàn Thành Nghĩa Vụ Tài Chính

Doanh nghiệp có thể bị dừng thông quan nếu còn tồn tại các khoản nợ liên quan đến thuế xuất nhập khẩu.

Một số trường hợp phổ biến:

• Chậm nộp thuế.
• Nợ tiền phạt hành chính.
• Chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính từ các tờ khai trước.

Hệ thống quản lý hải quan sẽ tự động ghi nhận và áp dụng biện pháp kiểm soát.

Cách xử lý:

• Theo dõi thường xuyên tình trạng nộp thuế.
• Hoàn thành nghĩa vụ tài chính đúng hạn.
• Kiểm tra thông tin trên hệ thống hải quan điện tử.

8.Làm Gì Khi Lô Hàng Bị Giữ Tại Hải Quan?

Khi phát hiện lô hàng chưa được thông quan, doanh nghiệp nên:

• Xác định chính xác nguyên nhân.
• Liên hệ cán bộ xử lý hồ sơ.
• Chuẩn bị tài liệu bổ sung.
• Theo dõi tiến độ giải quyết.
• Phối hợp với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan.

Việc xử lý nhanh sẽ giúp giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

9.Kinh Nghiệm Hạn Chế Rủi Ro Thông Quan

Để giảm nguy cơ hàng hóa bị giữ lại, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra mã HS trước khi khai báo.
• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ.
• Tuân thủ quy định quản lý chuyên ngành.
• Theo dõi chính sách xuất nhập khẩu mới.
• Hợp tác với đơn vị logistics uy tín.

Ngoài ra, việc đào tạo nhân sự xuất nhập khẩu cũng giúp hạn chế các sai sót không đáng có trong quá trình khai báo.

10.Kết Luận

Việc hàng hóa bị giữ tại hải quan có thể xảy ra với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, phần lớn nguyên nhân đều xuất phát từ sai sót hồ sơ, thiếu giấy phép hoặc chưa nắm rõ quy định quản lý hàng hóa. Hiểu rõ các nguyên nhân phổ biến và chủ động chuẩn bị chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí phát sinh và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả.

XEM THÊM : Hướng dẫn kê khai C/O mẫu EUR.1

XEM THÊM : Cách kê khai chi tiết hàng gửi khi dùng dịch vụ DHL/FedEx – Tránh bị giữ hàng

XEM THÊM : DỊCH VỤ THÔNG QUAN HÀNG HÓA NHANH CHÓNG , TIẾT KIỆM