Closing Time – Chìa khóa cho Hành trình Logistics Thuận lợi
1. Closing Time – Mốc thời gian then chốt
Trong ngành Logistics sôi động, Closing Time, hay còn được gọi là Cut-off Time. Đóng vai trò vô cùng quan trọng,tựa như chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho mỗi hành trình vận chuyển. Thuật ngữ này ám chỉ thời hạn cuối cùng mà shipper (người gửi hàng) cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để hàng hóa được xếp lên tàu hoặc vận chuyển bằng phương tiện đã chọn.
2. Ý nghĩa then chốt của Closing Time:
2.1 Đảm bảo lịch trình vận chuyển:
Closing Time đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng theo lịch trình đã cam kết. Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn này giúp các khâu trong chuỗi cung ứng vận hành trơn tru. Hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ, ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của cả shipper và consignee (người nhận hàng).
2.2 Tối ưu hóa quy trình:
Closing Time góp phần tối ưu hóa quy trình vận chuyển, nâng cao hiệu quả hoạt động của cả hệ thống Logistics. Khi shipper tuân thủ đúng thời hạn, các bên liên quan có thể phối hợp nhịp nhàng. Tránh tình trạng dồn dập, sót xót, lãng phí thời gian và nguồn lực.
2.3 Giảm thiểu rủi ro chi phí:
Việc tuân thủ Closing Time giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí phụ trội. Nếu shipper nộp hồ sơ hay hoàn tất thủ tục sau thời hạn quy định. Có thể dẫn đến các khoản phí phạt, phí lưu kho, phí dời chuyến,… gây ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.
3. Lưu ý quan trọng:
3.1 Nắm rõ Closing Time:
Doanh nghiệp cần nắm rõ Closing Time cho từng lô hàng. Được thông báo bởi hãng tàu hoặc công ty vận chuyển.Thông tin này thường được ghi rõ ràng trên vận đơn (Bill of Lading – BL) hoặc thư hướng dẫn.
Hãng tàu hoặc công ty vận chuyển:
- Đây là nguồn thông tin chính thức và cập nhật nhất về Closing Time cho mỗi lô hàng. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với hãng tàu. Hoặc công ty vận chuyển để được cung cấp thông tin chi tiết về thời hạn cuối cùng cho các hoạt động như:
- Nộp vận đơn (Bill of Lading – BL)
- Hoàn tất thủ tục hải quan
- Đưa hàng đến cảng
- Thanh toán cước phí vận chuyển
Vận đơn (Bill of Lading – BL):
- Closing Time thường được ghi rõ ràng trên vận đơn, là tài liệu quan trọng ghi nhận hợp đồng vận chuyển giữa shipper và hãng tàu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin này trước khi ký xác nhận.
Thư hướng dẫn:
- Một số hãng tàu hoặc công ty vận chuyển có thể cung cấp thư hướng dẫn riêng cho từng lô hàng. Trong đó ghi rõ Closing Time cho các hoạt động liên quan. Doanh nghiệp cần lưu ý đọc kỹ nội dung thư hướng dẫn để nắm rõ thời hạn cụ thể.
Hệ thống theo dõi trực tuyến:
- Nhiều hãng tàu và công ty vận chuyển hiện nay cung cấp hệ thống theo dõi trực tuyến cho phép khách hàng theo dõi tình trạng lô hàng và cập nhật thông tin Closing Time theo thời gian thực. Doanh nghiệp nên tận dụng tính năng này để theo dõi sát sao lô hàng của mình.
Liên hệ với đại lý giao hàng:
- Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ giao hàng qua đại lý. Hãy liên hệ với đại lý để được cung cấp thông tin Closing Time chính xác và cập nhật.
3.2 Lên kế hoạch chi tiết:
Để đảm bảo tuân thủ Closing Time, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng khâu trong quá trình vận chuyển. Bao gồm chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, làm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa,… Dự trù các yếu tố tiềm ẩn gây ảnh hưởng đến tiến độ để có giải pháp ứng phó kịp thời.
3.3 Trao đổi thường xuyên:
Doanh nghiệp cần duy trì trao đổi thường xuyên với hãng tàu hoặc công ty vận chuyển để cập nhật thông tin mới nhất về Closing Time. Cũng như trao đổi về các vấn đề phát sinh, đảm bảo lô hàng được vận chuyển suôn sẻ.
Kết luận:
Closing Time là yếu tố then chốt trong ngành Logistics, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công cho mỗi hành trình vận chuyển. Doanh nghiệp cần nắm rõ tầm quan trọng của Closing Time, xây dựng kế hoạch chi tiết và phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan để tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn này, góp phần tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong thị trường Logistics đầy sôi động.
